Il est indispensable d’évaluer et d’améliorer en permanence toute entreprise pour qu’elle continue à se développer et à réussir. Cependant, de nombreux propriétaires d’entreprise et équipes de direction ne cherchent pas au bon endroit. La plupart du temps, les discussions sur l’amélioration et la croissance ont lieu lors des réunions de direction, mais ce n’est pas la meilleure approche. Il faut plutôt regarder dans l’atelier pour savoir quels domaines peuvent être améliorés et comment.
Les entreprises qui confient l’ensemble des décisions et des projets d’amélioration uniquement aux équipes de direction passent à côté d’une ressource essentielle et risquent de mal comprendre ce qui doit être changé. Ce sont les personnes travaillant dans les ateliers ou les usines qui voient les mécanismes internes de l’entreprise et qui les comprennent mieux que quiconque.
Une meilleure approche consiste donc à vérifier régulièrement auprès de ces personnes afin de bien comprendre comment les processus fonctionnent. Un excellent moyen d’y parvenir de manière organisée et cohérente est d’effectuer des marches Gemba régulières.
Comment fonctionne une marche Gemba?
Une marche Gemba est un processus simple de résolution de problèmes et de gestion allégée dans lequel une équipe de personnes se déplace régulièrement dans l’usine et évalue l’efficacité des processus opérationnels.
Il est important de se rappeler, cependant, qu’une marche Gemba n’est pas un moment où vous devez évaluer la performance de vos employés. Au contraire, vous devez vous concentrer sur la façon dont votre compagnie est gérée. Pendant votre promenade Gemba, vous devez vous assurer que vous prenez des notes sur les différents processus afin d’y réfléchir lors de la réunion qui suit la marche.
Il est bon de répartir vos promenades par catégories, car vous ne pouvez pas tout vérifier à chaque fois que vous traversez l’usine. Vous devez donc réserver une marche à la protection de la santé et de la sécurité, une marche à la fonctionnalité des machines, une marche aux processus et ainsi de suite.
En plus d’attribuer un thème à chaque marche, vous devez également sélectionner les membres de chaque équipe qui vont effectuer la marche Gemba. Il est inutile de demander à un membre de l’équipe d’ingénieurs dont l’expertise réside dans le fonctionnement des machines d’effectuer une marche Gemba axée sur l’environnement de travail. Au lieu de cela, utilisez ses connaissances dans le cadre de la marche Gemba axée sur les machines.
Essentiellement, une marche Gemba est un processus dans lequel diverses équipes vérifient régulièrement les fonctions et les processus qui se déroulent dans l’atelier afin d’améliorer les systèmes en place et d’accroître l’efficacité.
Comment effectuer une marche Gemba
Quel est l’objectif d’une marche Gemba?
L’objectif ultime d’une marche Gemba est d’identifier les possibilités d’amélioration. Ce processus permet aux responsables de l’entreprise d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien sur le terrain. À partir de là, ils peuvent modifier les méthodes utilisées actuellement. Il favorise donc l’amélioration continue sur le lieu de travail.
Comment réaliser une marche Gemba
Il y a quelques points importants que vous devez garder à l’esprit si vous envisagez d’effectuer une marche Gemba. Vous pouvez vous contenter de traverser et d’observer, mais cela ne vous permettra pas de profiter pleinement de votre promenade. Nous avons rassemblé ci-dessous la liste de contrôle idéale des points à garder à l’esprit lorsque vous commencez vos promenades Gemba.
Plan
Il n’est jamais bon d’entreprendre une marche Gemba sans plan, car vous ne serez tout simplement pas aussi efficace. C’est encore plus important lorsque vous avez une équipe qui effectue une marche Gemba, car vous voulez que tout le monde travaille ensemble.
Un processus de planification efficace vous permettra de choisir les bons membres de l’équipe pour travailler ensemble sur chaque parcours. La préparation des équipes est tout aussi importante que la planification de la marche. Pour ce qui est de la planification, vous devez prendre en compte certains éléments clés que l’équipe devrait, selon vous, surveiller et vérifier afin de pouvoir leur donner des conseils préalables. La planification permettra de créer un processus de marche Gemba plus efficace.
Prévenir les personnes sur le terrain
Il est extrêmement important de faire savoir aux personnes sur le terrain que les personnes qui effectuent la marche Gemba ne sont pas là pour les évaluer. Les membres du personnel peuvent être découragés s’ils pensent que leurs performances sont évaluées, ce qui peut les amener à agir différemment et à ne pas vous donner un aperçu précis de la façon dont tout fonctionne sur le terrain.
L’une des meilleures façons de s’assurer que les travailleurs sur le terrain savent que vous effectuez une marche Gemba et rien d’autre est d’établir une routine et un horaire. Si vous prévoyez que votre promenade Gemba aura lieu à 11h tous les mercredis, alors à 11h tous les mercredis, lorsque des personnes munies de listes de contrôle viendront observer les processus, les travailleurs sauront qu’ils ne sont pas évalués.
Il est important de maintenir des relations saines avec votre personnel et vos employés, et les tenir bien informés de ce qui se passe dans l’entreprise est un excellent moyen de favoriser ces relations de travail saines.
Enregistrer toute l’information
Bien que les marches Gemba puissent parfois être un processus rapide, d’autres fois, votre marche Gemba peut être approfondie et vous prendre un certain temps, c’est pourquoi vous devez toujours enregistrer vos observations pour vous assurer que vous n’oubliez pas ce que vous avez vu. Le fait de tout enregistrer vous sera également utile lors de la réunion de suivi, lorsque vous rassemblerez toutes les idées pour améliorer les processus.
Le fait de prendre des notes sur ce que vous voyez minimise l’envie de changer les choses sur le champ. Le fait d’enregistrer vos pensées et vos idées vous encourage à attendre la fin de votre promenade pour partager vos idées avec tout le monde.
Avantages des marches Gemba pour votre entreprise
Améliore les relations de travail
De nombreuses entreprises n’accordent pas d’importance aux relations entre ceux qui travaillent sur le terrain et ceux qui sont plus haut placés dans l’entreprise. Pourtant, ce sont les personnes sur le terrain qui font tourner l’entreprise donc leur importance ne doit pas être sous-estimée.
Il est essentiel que tous les membres de l’entreprise sentent qu’ils peuvent se rapprocher les uns des autres, et c’est exactement ce que favorise la marche Gemba. Les marches Gemba obligent essentiellement les équipes de direction à se rendre régulièrement sur le terrain. Cette présence dans l’atelier ou l’usine leur permet de se familiariser avec leur personnel.
Cela présente toute une série d’avantages: plus les gens sont amicaux entre eux, plus les hauts responsables de l’entreprise sont accessibles, ce qui permet au personnel sur le terrain de se sentir plus à l’aise de soulever des préoccupations ou des problèmes avant qu’ils ne deviennent plus importants.
Améliorations en temps réel
Une marche Gemba vous permet d’améliorer les processus en temps réel. Bien que vous n’effectuez pas les changements pendant la marche Gemba, vous bénéficiez d’un retour d’information en temps réel. Comme il s’agit d’un processus continu, vous pouvez apporter des changements et améliorer les choses à un rythme beaucoup plus rapide.
Vous ne serez pas confronté à un problème ou à une difficulté majeure, car vous vérifiez en permanence comment les choses fonctionnent. C’est le meilleur moyen de rester au top et de s’assurer que rien ne vous échappe.
Marches Gemba et technologie: une combinaison gagnante
Si vous pensez que votre entreprise pourrait bénéficier de la mise en place de marches Gemba régulières, l’une des meilleures façons d’effectuer une marche Gemba est de faire appel à des outils logiciels. Disposer d’un logiciel Gemba walk vous permettra de tout planifier de manière transparente. L’application Gemba walk vous permet de créer des listes de contrôle personnalisées pour vous assurer de ne jamais oublier de détails importants.
L’application vous permet également de:
- Prendre des notes approfondies sur les questions et les problèmes en utilisant des listes de contrôle, des notes textuelles, des images, etc.
- Réduire le temps de collecte des données
- Générer des idées et des aperçus réalisables.
- Intégrer ces informations dans les outils de gestion des tâches que vous préférez.