Dans les organisations à haute performance, les dirigeants doivent être présents là où les gens (collaborateurs et équipes) créent de la valeur pour d’autres personnes (clients). Ce lieu, qui se situe à différents endroits du réseau de valeur de l’organisation, est ce qu’on appelle Gemba.
Le « Lean Manufacturing », en tant que philosophie qui définit le modèle de pensée, d’action et d’apprentissage des organisations à haute performance, définit quatre concepts fondamentaux et indissociables :
- Gemba : le lieu où la valeur est créée pour les clients.
- Construire-Mesurer-Apprendre : un cycle d’expérimentation et d’apprentissage continu.
- Kaizen (amélioration continue), Kaikaku (innovation révolutionnaire) et Kakushin (innovation disruptive).
- Muda : une activité qui n’apporte pas de valeur ajoutée aux clients.
Qu’est-ce que le Gemba Walk?
Le Gemba walk est une méthode simple, mais puissante utilisée par les gestionnaires et les dirigeants pour promouvoir l’optimisation continue des processus dans leurs entreprises. Au cours de ce processus, les gestionnaires se rendent physiquement aux endroits où les employés génèrent de la valeur pour documenter les problèmes, identifier les domaines d’amélioration ainsi que les solutions possible.
Il s’agit d’une visite visant à observer et à interroger les employés sur leurs tâches afin d’identifier certains problèmes et d’augmenter les profits et la productivité. Le mot vient du mot japonais « Gemba » ou « Gembutsu » qui signifie « l’endroit réel » ou « l’endroit où les choses se passent » et fait référence à l’acte de voir ce qui se passe réellement dans votre entreprise.
Le concept a été développé par le dirigeant de Toyota, Taiichi Ohno, qui pensait que, pour réduire les problèmes et les blocages des opérations, il était nécessaire d’apprendre de toutes les personnes impliquées afin d’obtenir la capacité de mettre en œuvre de manière cohérente et efficace les changements nécessaires dans une entreprise.
Ce que Gemba Walk n’est pas
Il est très important que le Gemba Walk ne soit pas confondu avec une méthode d’évaluation de performance. Vous devez vous assurer que les membres de votre équipe se sentent suffisamment à l’aise pour collaborer au processus afin d’obtenir les meilleurs résultats possible.
Gardez à l’esprit que les collaborateurs sont ceux qui travaillent sur le terrain, donc s’assurer qu’ils soient impliqués dans le processus Gemba Walk est essentiel pour la réussite du plan. Vous trouverez ci-dessous une liste de questions que vous pourriez inclure dans votre questionnaire pour le Gemba Walk. Elles sont assez générales, mais vous pouvez les adapter aux besoins de votre organisation.
Questions fréquentes pour le Gemba Walk
- Existe-t-il un processus établi, documenté et standard pour accomplir cette tâche ou cette activité?
- Les 5S ont-ils été mis en œuvre dans cette zone? Si oui, la norme relative à l’entretien de la zone est-elle claire? Est-elle visuelle?
- Les personnes qui effectuent le travail comprennent-elles bien la norme?
- Est-elle visuelle? Est-elle documentée?
- Les procédures standard sont-elles suivies?
- Le processus est-il exécuté conformément à la norme?
- Si le processus n’est pas suivi conformément à la norme, pourquoi pensez-vous que c’est le cas?
- Si le processus ne fonctionne pas selon la norme, existe-t-il des guides pour le dépannage ou les procédures de réparation rapide? Les employés les utilisent-ils?
- Si le processus dépasse la norme, pourquoi pensez-vous que c’est le cas?
- Quels sont les problèmes actuels dans ce domaine du processus?
- Que pouvons-nous faire pour améliorer les conditions actuelles?
- Comment pouvez-vous rendre les conditions anormales plus visibles immédiatement?
En résumé, lorsque vous effectuez des tournées Gemba, vous essayez de savoir ce qui suit:
- Quel est le problème actuel?
- Quelles sont les causes du problème?
- Que faut-il faire pour résoudre le problème?
- Comment saurez-vous que le problème a été résolu?
En quoi le Gemba Walk est-il pertinent pour les entreprises durables?
Si vous cherchez à rendre votre organisation plus durable, le Gemba Walk est probablement la meilleure façon de commencer ce processus. Au cours de celui-ci, vous serez en mesure d’identifier vos points faibles et d’en tirer des leçons tout en ouvrant vos oreilles à vos collaborateurs. Ce processus sera essentiel pour concevoir des initiatives de durabilité au sein de votre entreprise.
La dynamique de cette méthode vous aidera à améliorer la relation avec vos collaborateurs tout en les rendant parties prenantes du diagnostic et protagonistes du changement pour atteindre un modèle d’entreprise durable.
Après une analyse Gemba Walk, vous comprendrez quels sont les points faibles de vos processus, ce qui vous aidera à les repenser. L’analyse de vos processus d’entreprise à l’aide de la méthode Gemba Walk vous aidera à atteindre la durabilité dans différents aspects tels que les processus, la protection de l’environnement, l’engagement des équipes, les relations avec les partenaires et les autres partenaires.
Conseils pour réaliser un Gemba Walk réussi
Le Gemba Walk est l’un des 5 principes directeurs du « Lean Manufacturing » que les entrepreneurs et les hommes d’affaires devraient pratiquer régulièrement. L’efficacité des Gemba Walks est plus grande, car les processus sont plus stables et il y a un bon encadrement visuel qui rend les conditions inefficaces évidentes.
Voici les étapes à suivre pour que votre prochaine tournée de plancher Gemba soit un succès :
Préparez l’équipe
Il est important que les membres de l’équipe qui participeront à cette expérience aient une bonne compréhension de ce qu’est un Gemba Walk et de l’impact positif qu’il aura sur l’organisation. Parler de la tournée de plancher avant de la commencer aidera chacun à se sentir plus à l’aise avec le processus.
Faites un plan
Les Gemba walks ne doivent pas être confondus avec le concept « Management by Walking Around (MBWA) », une approche différente dans laquelle les dirigeants se promènent simplement et s’impliquent dans ce que font les employés. Un Gemba Walk doit avoir un objectif défini, associé à une préoccupation spécifique et lié à un indicateur de performance. Vous pensez aux travailleurs à distance? Pas d’inquiétude, vous pouvez également réaliser un Gemba Walk virtuel à l’aide des outils disponibles à cet effet.
Posez des questions pertinentes
Le fait de poser des questions pertinentes et significatives lors d’une tournée de plancher Gemba donne lieu à une session interactive avec les employés, ce qui contribue à établir une relation positive entre les gestionnaires et les employés.
Au cours d’une tournée Gemba, les gestionnaires doivent poser diverses questions sur le processus, telles que : Qui est impliqué? Quels matériaux sont utilisés? Que faites-vous quotidiennement? Comment savez-vous ce qu’il faut faire? Quand la tâche est-elle effectuée? Assurez-vous d’inclure ces questions dans votre liste de contrôle de la tournée de plancher Gemba. Vous pouvez également utiliser une application Gemba pour personnaliser vos checklists et en tirer différents avantages !
Concentrez-vous sur le processus Gemba Walk
Une tournée de plancher Gemba n’est pas une évaluation des employés. L’objectif est d’observer, de comprendre et d’améliorer les processus. Il peut être utile de préparer les employés en leur faisant savoir ce qui leur sera demandé. Il n’y a pas de réponses correctes, ce dont vous avez besoin, ce sont des réponses honnêtes et complètes.
Prenez des notes
Parce qu’il se passe beaucoup de choses pendant une tournée Gemba et que vous voudrez vous en souvenir plus tard, il est important d’avoir des outils pour enregistrer vos observations. En écrivant vos observations et en prenant des photos, vous aurez plus de chances de vous impliquer et de vous concentrer sur l’observation et la réflexion. L’utilisation d’une application comme Gemba App vous aidera à prendre des notes et des photos lors de vos déplacements.
Posez des questions
L’une des choses les plus difficiles à faire lors d’une tournée Gemba est de laisser de côté les hypothèses. Ne supposez pas que tout soit fait selon les normes. Il est préférable de demander aux employés pourquoi ils font les choses comme ils le font. Ces 5 questions sont idéales pour obtenir les informations dont vous avez besoin :
- Quoi : Quels sont les entrées et les sorties du processus?
- Qui : Qui sont les personnes impliquées dans les processus? Qui fournit des informations pour les processus? Qui sont les clients du processus?
- Où : Où le travail est-il effectué? Tous les matériaux et équipements nécessaires sont-ils disponibles sur le lieu de travail?
- Quand : Tous les intrants et toutes les informations du processus sont-ils disponibles lorsqu’ils sont nécessaires Le temps d’attente est-il long ou court ?
- Pourquoi : Quelle valeur ce processus apporte-t-il au client?
Essayez d’apprendre
Les gestionnaires et les dirigeants doivent faire preuve d’une attitude appropriée lors des tournées Gemba. Rappelez-vous qu’il s’agit d’évaluer le processus et non le travailleur. Par conséquent, vous devez éviter de faire des suggestions et être très attentif à toutes les actions pour apprendre de nouvelles choses des travailleurs. Cependant, vous pouvez donner du feedback positif pour un travail bien fait.
Ne suggérez pas de changements pendant le processus
Une tournée Gemba est une excellente occasion d’observer, et non d’agir. Il peut être très tentant de proposer des changements, de nouvelles solutions ou d’apporter des améliorations sur le coup, mais les changements ne doivent être effectués qu’après une période d’analyse.
Impliquer des personnes de différents domaines
Il peut être judicieux d’inviter un collègue d’un autre département et des membres de l’équipe dont les tâches quotidiennes sont très différentes. Les personnes moins familières avec les processus apporteront un nouveau point de vue et poseront des questions différentes que les autres n’auront peut-être pas posées. Ces différentes questions vous permettront d’analyser les processus sous différents angles.
Faites un suivi avec les employés impliqués
Parfois, les résultats d’une tournée Gemba seront immédiatement évidents, mais même s’il n’y a pas d’action immédiate à la suite d’une tournée particulière, il est important de faire un suivi avec les employés pour partager les idées et communiquer les prochaines étapes.
Journée post-Gemba
Avant de prendre toute mesure basée sur les observations de la tournée Gemba, vous devez organiser vos pensées et analyser correctement la situation. Vous pouvez même inviter certains des travailleurs avec lesquels vous avez travaillé.
Si vous organisez une réunion après chaque tournée Gemba, elle doit inclure des participants de différents départements, afin d’avoir le plus grand nombre de points de vue possible et d’être en mesure de prendre les meilleures décisions ; qui amélioreront réellement les processus d’affaires de votre entreprise. Il est essentiel de visiter l’usine ou le centre de vente et de recueillir des informations détaillées sur ce qui doit être amélioré.
Vue d’ensemble
Le Gemba Walk est un excellent moyen de rapprocher votre entreprise de la durabilité. L’époque actuelle exige que les entreprises adaptent leur façon de travailler. Si vous envisagez de mettre en œuvre le Gemba Walk dans votre organisation, vous devriez consulter l’application Gemba Walk, qui vous aidera à définir, exécuter, analyser et prendre d’autres mesures, de manière très simple et complète.