Disposer de proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard devient de plus en plus vital \u00e0 mesure que votre entreprise se d\u00e9veloppe. Par cons\u00e9quent, l’importance des outils commerciaux devient \u00e9vidente pour la fluidit\u00e9 de vos op\u00e9rations. <\/p>\n\n\n\n
Consid\u00e9rez tous les diff\u00e9rents aspects de votre entreprise qui ont des processus internes<\/a> qui doivent \u00eatre respect\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n Et la liste continue. Malheureusement, de nombreuses entreprises appartiennent \u00e0 l’un des deux groupes suivants lorsqu’il s’agit de processus. Soit elles n’ont pas de proc\u00e9dures en place, soit leurs processus ne sont enregistr\u00e9s nulle part, de sorte que chacun en a sa propre version. Mauvaise communication, difficult\u00e9s \u00e0 suivre la r\u00e9alisation de certaines activit\u00e9s et d\u00e9sordre sont les cons\u00e9quences de ces deux approches.<\/p>\n\n\n\n Heureusement, en utilisant les bons outils de gestion de documents<\/a>, vous pouvez mettre toute votre entreprise sur la m\u00eame longueur d’onde. En communiquant de mani\u00e8re concise ce qui doit \u00eatre fait, vous am\u00e9liorerez votre productivit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Ces 13 outils que vous pouvez utiliser pour une gestion efficace des documents dans votre entreprise sont modernes, faciles \u00e0 utiliser et standardiseront vos processus d’entreprise:<\/p>\n\n\n\n Bit.ai <\/strong>est une nouvelle application de documentation des processus et de gestion des connaissances qui permet aux \u00e9quipes de communiquer, partager, suivre et g\u00e9rer toutes les connaissances de l’entreprise en un seul endroit pratique. Contrairement aux documents Word classiques, les documents Bit sont interactifs. Cela signifie que les utilisateurs peuvent simplement ajouter des m\u00e9dias riches \u00e0 un document en un seul clic, tels que des fichiers audio, des vid\u00e9os, des PDF, des SlideShare, des Google Docs, etc.<\/p>\n\n\n\n Plusieurs personnes peuvent travailler en m\u00eame temps sur un document Bit Smart. C’est une approche fantastique qui permet aux employ\u00e9s de collaborer sur diff\u00e9rents aspects d’un projet sous un m\u00eame toit<\/strong>. L’\u00e9diteur de Bit est une excellente solution de gestion de documents, car il est \u00e9l\u00e9gant, simple et sans distraction.<\/p>\n\n\n\n Pellio <\/strong>est un outil de documentation des processus qui permet \u00e0 quiconque de documenter un processus en seulement trois \u00e9tapes simples. Des images, des vid\u00e9os, des pi\u00e8ces jointes et m\u00eame du HTML peuvent \u00eatre ajout\u00e9s \u00e0 n’importe quelle \u00e9tape de vos processus gr\u00e2ce \u00e0 l’\u00e9diteur de texte de Pellio.<\/p>\n\n\n\n Le tableau de bord de Pellio donne \u00e0 chaque employ\u00e9 un tableau de bord clair<\/strong> et personnalis\u00e9. Les employ\u00e9s re\u00e7oivent dans celui-ci toutes les t\u00e2ches qui leur sont assign\u00e9es et qu’ils doivent ex\u00e9cuter, \u00e9tape par \u00e9tape \u00e0 l’aide de formulaires. Cela permet aux membres de l’\u00e9quipe de travailler ensemble, en sachant exactement quoi faire, comment le faire et dans quel ordre le faire. Pellio cr\u00e9e \u00e9galement des rapports d\u00e9taill\u00e9s qui montrent o\u00f9 les processus peuvent \u00eatre am\u00e9lior\u00e9s, permettant aux utilisateurs d\u2019augmenter la productivit\u00e9 de l’entreprise.<\/p>\n\n\n\n Wrike <\/strong>est un outil de gestion des t\u00e2ches qui permet aux \u00e9quipes de collaborer en toute simplicit\u00e9. Il contient un certain nombre de fonctionnalit\u00e9s que certains des autres outils de notre liste n’ont pas, ce qui en fait un choix fantastique pour les entreprises qui cherchent plus qu’un simple outil pour d\u00e9velopper et g\u00e9rer la documentation des processus.<\/p>\n\n\n\n Wrike est tr\u00e8s utile pour les entreprises dont le personnel est \u00e0 distance, car tout le monde peut acc\u00e9der \u00e0 n’importe quelle information depuis n’importe quel endroit, y compris sur les applications et appareils mobiles. Si les processus commerciaux de votre entreprise ne sont pas document\u00e9s, c’est un outil de collaboration formidable pour cela. Chaque employ\u00e9 dispose \u00e9galement de son propre tableau de bord, ce qui lui permet de voir ce qui doit \u00eatre fait de son c\u00f4t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n La paperasse est un processus auquel tous les services d’une entreprise doivent faire face. Envoyer et faire signer des documents peut \u00eatre un v\u00e9ritable fardeau, surtout si vous avez besoin de plusieurs personnes pour le faire. Eversign simplifie ce processus en offrant une gestion compl\u00e8te du traitement des documents. Eversign simplifie le traitement de vos documents, de la cr\u00e9ation de mod\u00e8les \u00e0 leur envoi par courriel en passant par leur signature.<\/p>\n\n\n\n Le plus int\u00e9ressant est que vous pouvez \u00e9laborer des mod\u00e8les pour tous les diff\u00e9rents documents que vous devez faire signer quotidiennement<\/strong>. Ainsi, chacun sait quels documents envoyer et peut les adapter \u00e0 ses besoins.<\/p>\n\n\n\n Trello <\/strong>est un syst\u00e8me de gestion de projet qui suit la m\u00e9thode Kanban<\/strong>. Kanban est un syst\u00e8me qui vous permet de mettre en place des processus et de faire avancer les projets en suivant les phases indiqu\u00e9es jusqu’\u00e0 leur finalisation. Trello peut \u00eatre utilis\u00e9 comme un outil de documentation des processus d’entreprise en cr\u00e9ant des tableaux pour tous les processus distincts de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez concevoir un tableau Trello pour g\u00e9rer presque tous les processus auxquels vous pouvez penser. La caract\u00e9ristique la plus int\u00e9ressante de Trello est que vous pouvez organiser vos tableaux par \u00e9quipes, de sorte que chaque service peut d\u00e9crire ses op\u00e9rations sur son propre tableau. Vous pouvez \u00e9galement suivre l’\u00e9tat d’avancement des travaux en cours, afin de toujours savoir o\u00f9 en sont les choses.<\/p>\n\n\n\n Podio <\/strong>est un outil de gestion de projet similaire \u00e0 Trello, mais ils ne sont pas tout \u00e0 fait identiques. Il s’agit plut\u00f4t d’une solution polyvalente que votre entreprise peut utiliser pour documenter les proc\u00e9dures commerciales et autres. Podio a \u00e9t\u00e9 con\u00e7u pour les grandes entreprises ayant de multiples proc\u00e9dures et projets \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n Cette solution de gestion de documents peut vous convenir si vos besoins sont plus \u00e9tendus que la simple d\u00e9finition de vos processus. N’oubliez pas que vous aurez presque certainement besoin d’un chef de projet pour mettre en place et maintenir votre syst\u00e8me afin de vous assurer que les activit\u00e9s sont men\u00e9es \u00e0 terme ou progressent.<\/p>\n\n\n\n Integrify <\/strong>est une solution de documentation des processus d’entreprise \u00e0 envisager si vos processus n\u00e9cessitent l’obtention de donn\u00e9es de nombreuses sources et comportent plusieurs \u00e9tapes pouvant \u00eatre automatis\u00e9es. Elle vous permet de concevoir des processus \u00e0 l’aide d’une interface de type glisser-d\u00e9poser, ce qui facilite la mise en place et l’automatisation de toute proc\u00e9dure.<\/p>\n\n\n\n L’avantage d’Integrify est son automatisation<\/strong>. Vous n’aurez pas \u00e0 passer manuellement d’une phase \u00e0 l’autre une fois que vous aurez cr\u00e9\u00e9 votre processus. Lorsqu’un employ\u00e9 soumet son formulaire, le reste du processus commence, et les autres parties prenantes concern\u00e9es sont averties de l’\u00e9ch\u00e9ance de leur section. Ainsi, l’employ\u00e9 n’a plus besoin de contacter son responsable, les RH ou d’autres services pour conna\u00eetre l’\u00e9tat d’avancement de sa demande.<\/p>\n\n\n\n Confluence <\/strong>est devenu un outil populaire pour d\u00e9velopper des wikis internes (en particulier parmi les entreprises technologiques). Avec Confluence, vous pouvez organiser des documents, des projets, transmettre des mises \u00e0 jour de l’entreprise et disposer d’une plateforme centrale pour toutes les informations de votre entreprise.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Confluence est une bonne option si vous avez besoin d’un emplacement central pour stocker vos enregistrements de processus commerciaux. Vous pouvez d\u00e9velopper des documents qui d\u00e9finissent les processus de chaque d\u00e9partement, qui se retrouveront dans votre plateforme. Confluence a \u00e9t\u00e9 con\u00e7u par Atlassian, qui poss\u00e8de \u00e9galement Trello, les deux programmes fonctionnent donc bien ensemble. Gardez simplement \u00e0 l’esprit qu’en raison de toutes les capacit\u00e9s du logiciel, la courbe d’apprentissage peut \u00eatre abrupte.<\/p>\n\n\n\n Basecamp <\/strong>est un autre outil de documentation des processus commerciaux populaires parmi les organisations technologiques. Basecamp peut \u00eatre d\u00e9crit comme un outil de communication interne<\/strong>. Bien qu’il offre plusieurs fonctionnalit\u00e9s qui peuvent vous aider \u00e0 documenter vos op\u00e9rations commerciales, l’une des plus remarquables est la liste des t\u00e2ches \u00e0 accomplir. Vous pouvez sp\u00e9cifier tous les processus qui doivent \u00eatre effectu\u00e9s et les attribuer \u00e0 diff\u00e9rents membres de votre \u00e9quipe. Vous pouvez copier les processus et les r\u00e9utiliser si n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n Ceci est particuli\u00e8rement pratique si plusieurs membres de votre \u00e9quipe sont impliqu\u00e9s dans vos processus. Par exemple, si pour recruter de nouveaux fournisseurs, il faut obtenir l’autorisation du chef de service, faire \u00e9valuer le contrat par le service juridique, puis faire payer le contrat par le service financier, vous pouvez d\u00e9l\u00e9guer chaque action \u00e0 la personne concern\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Il n’y a pas plus simple que Google Drive<\/strong> si vous recherchez une solution gratuite \u00e0 utiliser pour documenter toutes les proc\u00e9dures de votre entreprise. Il est simple de transformer la plateforme gratuite de stockage de fichiers et de cr\u00e9ation de documents en un outil de documentation des processus commerciaux.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Une solution consiste \u00e0 cr\u00e9er des dossiers pour chacun de vos d\u00e9partements. Ensuite, dans chaque dossier, il y a des documents d\u00e9crivant tous les diff\u00e9rents processus, comme la fa\u00e7on de classer les comptes, les demandes de paiement, le support informatique, etc.<\/p>\n\n\n\n Google Drive \u00e9tant un outil de collaboration<\/strong>, vous pouvez cr\u00e9er un document avec les processus, et il sera simple de mettre \u00e0 jour la documentation en temps r\u00e9el. L’inconv\u00e9nient de l’utilisation de Drive est que vous ne disposez pas de tous les avertissements que certaines des autres solutions proposent. Cependant, il est difficile de faire mieux pour une solution simple et gratuite. C’est une excellente option pour les petites entreprises ayant un nombre modeste d’employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Avez-vous dans votre \u00e9quipe des personnes qui sont visuelles et qui veulent voir comment vos proc\u00e9dures fonctionnent? <\/em>Visio pourrait \u00eatre un outil int\u00e9ressant \u00e0 utiliser. Il s’agit d’un logiciel d’organigramme qui vous permet de construire une repr\u00e9sentation visuelle de tous vos processus d’entreprise.<\/p>\n\n\n\n M\u00eame si vous n’avez pas l’intention de l’utiliser comme l’un des outils officiels de votre entreprise, il peut \u00eatre utile dans le cadre de la cartographie de vos processus. Par exemple, si vous n’avez pas encore mis en place un processus d’approbation du budget, utilisez Visio pour dessiner ce \u00e0 quoi il devrait ressembler. Lorsque vous voyez les \u00e9tapes sous forme graphique, vous pouvez parfois d\u00e9tecter d’\u00e9ventuelles failles que vous n’auriez pas remarqu\u00e9es si vous les aviez simplement \u00e9crites.<\/p>\n\n\n\n La plupart des entreprises ne consid\u00e8rent pas Evernote<\/strong> comme un outil permettant de documenter les processus commerciaux. Cependant, il s’agit de bien plus qu’un outil pratique pour prendre des notes sur Internet. Avec leur plan commercia<\/strong>l, vous avez acc\u00e8s \u00e0 certaines de leurs fonctionnalit\u00e9s plus avanc\u00e9es, telles que Spaces<\/strong>, qui fonctionne de mani\u00e8re similaire \u00e0 Confluence comme une plateforme centrale pour votre \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n Spaces sert d’intranet <\/strong>pour votre \u00e9quipe, vous permettant de documenter tous vos processus ainsi que de sauvegarder des notes, des id\u00e9es, des tableaux de bord<\/strong>, etc. Leur collection de mod\u00e8les est une autre option dont vous pouvez tirer parti. Elle comprend des mod\u00e8les pour tout, des entretiens d’embauche \u00e0 la planification de projets, etc.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si votre processus d’embauche comprend une entrevue, vous pouvez fournir un lien vers le formulaire que votre personnel doit utiliser pour trouver des candidats. Ce formulaire est facile \u00e0 trouver et pratique<\/strong> pour toute votre \u00e9quipe, car tout se trouve au m\u00eame endroit.<\/p>\n\n\n\n Gemba ou Gemba walk est un terme japonais qui signifie l’endroit r\u00e9el ou l’endroit o\u00f9 la valeur est cr\u00e9\u00e9e. Il d\u00e9signe simplement l’endroit o\u00f9 la majorit\u00e9 du travail de votre \u00e9quipe est effectu\u00e9e. Il s’agit d’une pierre angulaire de la philosophie de gestion all\u00e9g\u00e9e<\/a>, qui permet d’identifier les probl\u00e8mes quotidiens et de mieux comprendre, observer et am\u00e9liorer les processus afin de favoriser une culture d’<\/strong>am\u00e9lioration continue<\/strong><\/a>.<\/p>\n\n\n\n Dans les derni\u00e8res ann\u00e9es, les tourn\u00e9es de plancher Gemba sont devenues une technique de gestion populaire,<\/strong> car elles permettent aux entreprises d’obtenir des informations pr\u00e9cieuses sur leurs op\u00e9rations<\/a> et leur cha\u00eene d’approvisionnement. En fait, les tourn\u00e9es de plancher Gemba r\u00e9guli\u00e8res aident les organisations \u00e0 identifier les possibilit\u00e9s d’am\u00e9lioration.<\/p>\n\n\n\n Les gestionnaires devraient \u00e9tudier les processus \u00e0 tous les niveaux de la hi\u00e9rarchie de l’organisation et inclure les employ\u00e9s \u00e0 tous les niveaux s’ils souhaitent am\u00e9liorer les proc\u00e9dures. Les <\/strong>Gemba Walks<\/strong><\/a> favorisent une meilleure communication, la transparence et la confiance entre les membres de l’\u00e9quipe et les partenaires<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Les \u00e9tapes n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en place d’une tourn\u00e9e de plancher Gemba efficace sont les suivantes:<\/p>\n\n\n\n13 outils que vous pouvez utiliser pour g\u00e9rer efficacement les documents dans votre entreprise<\/h2>\n\n\n\n
1. Bit.ai<\/h2>\n\n\n\n
2. Pellio<\/h2>\n\n\n\n
3. Wrike<\/h2>\n\n\n\n
4. Eversign<\/h2>\n\n\n\n
5. Trello<\/h2>\n\n\n\n
6. Podio<\/h2>\n\n\n\n
7. Integrify<\/h2>\n\n\n\n
8. Confluence<\/h2>\n\n\n\n
9. Basecamp<\/h2>\n\n\n\n
10. Google Drive<\/h2>\n\n\n\n
11. Microsoft Visio<\/h2>\n\n\n\n
12. Evernote<\/h2>\n\n\n\n
13. Gemba Walk<\/h2>\n\n\n\n