Une signature électronique est une marque numérique qui indique le consentement, l’approbation et l’accord à un contrat, un document ou un formulaire.
Aujourd’hui, la technologie transforme chaque lieu de travail en une zone numérique, ce qui permet aux entreprises d’automatiser les tâches et d’optimiser leurs ressources. La signature de documents est une tâche qui prenait autrefois beaucoup de temps et était fastidieuse. Généralement, les entreprises devaient imprimer un document, le signer, le scanner et le formater avant de l’envoyer. De nombreuses étapes étaient nécessaires pour une seule signature sur un document, alors imaginez devoir faire cela pour des dizaines de documents.
Heureusement, vous avez maintenant la possibilité de signer plusieurs documents en quelques clics grâce aux applications de signature électronique. Une application de signature électronique est une application qui vous permet de signer des papiers et des documents de manière numérique, ce qui facilite votre vie personnelle ou professionnelle et rend vos tâches quotidiennes plus agréables.
Grâce à une application de signature électronique, vous pouvez signer des documents et de la paperasse en quelques secondes. Les entreprises du monde entier se rendent rapidement compte des avantages des solutions de signature électronique et le nombre de transactions de signature électronique a fait un bond spectaculaire, passant de 89 millions en 2012 à 754 millions en 2017. Dans cet article, nous détaillons les meilleures applications de signature électronique pour 2021 et le potentiel qu’elles recèlent.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Dans le cadre de leur transformation numérique, les entreprises choisissent de mettre en œuvre la signature électronique ou e-signature pour simplifier la vie de leurs employés. Une signature électronique est une marque numérique qui indique le consentement, l’approbation et l’accord à un contrat, un document ou un formulaire. Elle peut remplacer une signature manuscrite dans presque tous les processus.
Un logiciel ou une application de signature électronique facilite la collecte et le stockage des signatures afin qu’elles soient facilement et rapidement accessibles. Ils vous permettent d’insérer des formulaires d’inscription dans votre document tout en veillant à ce que les signatures soient vérifiées et authentiques. Une signature électronique est une signature juridiquement contraignante tout comme une signature manuscrite, en autant qu’elle respecte certaines exigences et réglementations mises en place.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
En bref, oui. Les signatures électroniques sont légalement reconnues et lient la personne qui les signe. En 2000, les États-Unis d’Amérique ont adopté l’E-Sign Act, qui fait des signatures électroniques un moyen légal et fiable de faire signer des documents pratiquement pour n’importe quel usage. Des lois similaires ont été créées dans le monde entier pour légaliser les signatures électroniques. Dans de nombreux cas, les juges se sont prononcés en faveur de la véracité des signatures électroniques pour autant qu’elles soient consensuelles, ce qui est presque toujours le cas.
Comment signer des documents en ligne ?
Afin de signer des documents en ligne de manière sûre et authentique, il est recommandé d’utiliser une application de signature électronique. Certaines des applications ou certains logiciels que vous utilisez déjà, comme Adobe ou Word, peuvent vous aider à apposer une signature sur votre document gratuitement, mais si vous devez signer des documents virtuellement de façon régulière, les applications mobiles sont plus faciles et plus efficaces.
Il vous suffit de vous inscrire à une application de signature électronique et de vous connecter, puis de dessiner votre signature à l’aide de votre souris ou de votre trackpad. Ces applications vous permettent d’enregistrer votre signature afin de pouvoir l’insérer plus facilement dans différents documents. Ensuite, vous pouvez sélectionner le document que vous souhaitez signer, le télécharger sur l’application et ajouter la signature électronique que vous venez de créer. Vous pouvez utiliser votre application de signature électronique pour signer plusieurs documents en quelques secondes.
Qu’est-ce qui fait une bonne application de signature électronique ?
La caractéristique la plus importante de toute application de signature électronique est sa capacité à créer et à stocker des signatures. Plus il est facile d’ajouter votre signature à un document, meilleure est l’expérience de signature. Les applications de signature électronique se distinguent par différentes caractéristiques qui en font des outils performants.
Par exemple, une application de signature électronique est particulièrement utile si elle vous permet d’envoyer des documents à d’autres personnes pour qu’elles les signent et de suivre la progression d’un document sur un tableau de bord collaboratif. De plus, comme la nature des documents peut être sensible, de grande importance ou extrêmement confidentielle, la sécurité représente un élément crucial. En ce sens, la plupart des applications de signature électronique offrent la possibilité de protéger les documents par un mot de passe ou d’envoyer des codes confidentiels par SMS ou par e-mail pour y accéder. Avant d’investir dans une application spécifique, vous voulez vous assurer que les fonctionnalités offertes répondent à vos besoins professionnels ou personnels.
Les meilleures applications de signature électronique de 2021
nuutok
Notre découverte de 2021 ! La recrue de l’année ! Un trésor caché, à côté de l’étoile de la gloire 👍
Il est l’un des plus simples et des plus faciles à utiliser sur le marché. Tout est automatisé et se fait en un seul clic.
Mais nuutok est bien plus qu’une simple application de signature. Pour à peu près le même prix qu’une application de signature classique, vous obtenez un poste de travail numérique complet pour votre entreprise. Vous n’avez besoin de rien d’autre, vraiment.
Voici ce qui est inclus dans le pack de départ de nuutok :
Bien sûr, des fonctions complètes de signature électronique
De plus, un stockage en nuage sécurisé à partir de 200 Go avec des sauvegardes complètes, la récupération de fichiers, le transfert de fichiers volumineux, les sauvegardes de PC, un bureau à distance en un clic, une connexion VPN intégrée en un clic, le partage d’écran intégré par le biais d’un VNC en un clic, un coffre-fort de mots de passe, la surveillance à distance des PC et des utilisateurs, l’assistance et les diagnostics à distance, etc. La liste est presque infinie…
La beauté de cette technologie réside dans l’approche intelligente de nuutok qui, contrairement aux autres, vous fournit votre propre serveur et espace de stockage dans le nuage, plutôt que de mélanger votre matériel avec celui des autres utilisateurs. Qu’est-ce que le fuzz ? D’abord, c’est beaucoup plus sûr, soyons honnêtes. Ensuite, leur technologie est entièrement hybride et portable, ce qui signifie que vous pouvez héberger votre serveur nuutok où vous voulez, et pas seulement dans leur nuage. La migration est transparente. Si vous décidez de vous retirer en cours de route pour une raison quelconque, il vous suffit de prendre votre serveur virtuel (appelé votre lieu de travail numérique ou VM) et de le déplacer ailleurs. C’est aussi simple que cela ! Essayez cela avec les autres pour voir combien cela vous coûtera pour récupérer vos données.
L’e-signature elle-même vient avec :
Examiner et signer des documents n’importe où, à partir de n’importe quel appareil mobile et de n’importe quel bureau.
Envoyer et collecter des documents et des signatures électroniques directement à partir des bons dossiers ; pas besoin d’envoyer des pièces jointes par courrier électronique.
Signature de documents uniques et par lots.
Même si vos destinataires n’ont pas de compte nuutok, les fonctionnalités d’intégration de nuutok leur permettent d’ouvrir et de signer un document à partir de n’importe quel navigateur ou plateforme mobile.
Vous pouvez suivre vos documents dans l’onglet Fichiers et gérer des flux de travail continus depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil.
Vous pouvez protéger vos documents importants par un mot de passe, fixer des dates d’expiration pour ceux-ci et même filtrer les signatures des différents contributeurs par ordre de priorité.
Une solution complète pour gérer vos documents et contrats
Classement direct des documents dans des dossiers désignés dans le nuage canadien nuutok ou sur votre serveur physique ou virtuel, selon vos besoins
200 Go de stockage dans le nuage canadien nuutok avec le plan de base (plus d’espace est disponible grâce aux mises à jour du plan).
Sécurité physique et logique.
Alertes et notifications pour le suivi du processus de signature.
Rassemblez les informations dont vous avez besoin.
Haute disponibilité.
Légal et recevable par les tribunaux.
DocuSign
Avec plus de 200 000 utilisateurs, DocuSign est l’une des applications de signature électronique les plus populaires. Elle est disponible sur iOS et Android et est très facile à utiliser, ce qui explique sa popularité. Le logiciel est intuitif et assez simple, avec de bonnes fonctions d’intégration.
Une fois l’installation de l’application terminée, vous vous inscrivez et l’application vous demande de télécharger un document et de préparer une signature. Une fois cela fait, elle vous demandera de sélectionner des destinataires et de l’envoyer. Elle vous donne également la possibilité de conserver les documents non prêts à être signés sous forme de brouillons et de suivre vos documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur émission jusqu’à leur achèvement.
En outre, DocuSign s’appuie fortement sur ses dispositifs de sécurité, tant au niveau du stockage des données que du processus de signature électronique en général. Elle possède de nombreuses certifications de sécurité de haut niveau en Europe et aux États-Unis.
HelloSign
Fonctionnant à la fois sous iOS et Android, HelloSign est l’une des applications de signature électronique les plus simples et les plus faciles à utiliser. Elle offre également une extension de navigateur qui vous permet de signer vos documents directement dans Gmail ou toute autre plateforme de messagerie électronique. L’application se distingue des autres applications par sa personnalisation et la qualité de son service client. Sa puissante API vous permet d’inclure et de personnaliser entièrement les options de signature dans vos documents.
Différentes options sont disponibles pour créer une nouvelle signature. Vous pouvez le faire en téléchargeant un fichier image, en faisant glisser votre doigt sur le trackpad ou même en utilisant les polices d’écriture manuscrite de HelloSign pour faire votre signature. De plus, vous pouvez suivre vos documents dans l’onglet Fichiers. L’entreprise est également conforme à toutes les principales lois mondiales concernant les signatures électroniques, ce qui la rend hautement sécurisée et fiable.
Adobe Sign
Adobe Sign a été l’un des pionniers qui ont introduit les services de signature électronique et l’un des premiers à entrer dans l’espace de signature électronique. Disponible sur iOS et Android, Adobe Sign propose une application de signature électronique très performante. Cette application est riche en fonctionnalités et permet à ses utilisateurs de gérer des flux de travail continus à partir de n’importe quel endroit et de n’importe quel appareil. Même si vos destinataires n’ont pas de compte Adobe, les fonctions d’intégration d’Adobe Sign leur permettent d’ouvrir et de signer un document depuis n’importe quel navigateur ou plateforme mobile.
L’accent mis sur la conformité mondiale en fait l’une des meilleures options du marché et une option intéressante pour les personnes qui utilisent d’autres logiciels Adobe au quotidien.
RightSignature
Créée par Citrix, RightSignature est une application de signature électronique qui est populaire en raison de sa rapidité (pour envoyer et recevoir des documents à signer). Comme la plupart des applications de signature électronique, vous pouvez télécharger, préparer et envoyer des documents à signer, ainsi que les recevoir, les signer et les renvoyer à l’expéditeur. RightSignature se distingue par ses fonctions intégrées de sécurité et de gestion des documents. Vous pouvez protéger vos documents importants par un mot de passe, fixer des dates d’expiration pour ceux-ci et même filtrer les signatures des différents contributeurs par ordre de priorité.
PandaDoc
PandaDoc est une application de signature électronique qui est reconnue pour sa simplicité d’utilisation et son interface utilisateur. Le logiciel de signature électronique fait partie de l’outil de gestion des documents de PandaDoc. Les outils intégrés comprennent des formulaires à glisser-déposer, des historiques d’audit et des flux de travail automatiques. D’autres intégrations sont également disponibles, telles que la gestion de la relation client, le stockage de fichiers et les applications de paiement. Ainsi, si vous avez besoin d’une solution complète pour gérer vos documents et vos contrats, PandaDoc est la solution qu’il vous faut.
SignNow
Disponible à la fois sur iOS et Android, SignNow est simple, facile à utiliser et comprend également des fonctions d’API personnalisées. Il a remporté de nombreux prix pour son interface simple et conviviale pour les mobiles. C’est une option fiable et moins chère pour les petites entreprises. Si vous prévoyez d’utiliser votre application de signature électronique principalement sur votre téléphone, c’est une excellente solution.
SignEasy
SignEasy est un autre logiciel de signature électronique qui se distingue par une interface utilisateur minimale, dans le but de rendre l’application facile à utiliser (comme son nom l’indique). Il s’agit plutôt d’une application de signature standard qui permet de créer des documents à partir de l’application ou d’intégrer la fonction glisser-déposer à d’autres outils tiers. Vous pouvez ensuite signer les documents et les envoyer. Les autres fonctionnalités comprennent l’auto-signature, la signature en personne et la signature à distance.
KeepSolid Sign
KeepSolid Sign fonde ses principales performances sur le stockage sécurisé des données et la vérifiabilité juridique des signatures. L’application, qui est disponible sur iOS et Android, possède toutes les caractéristiques des autres applications de signature électronique, notamment des fonctions de glisser-déposer, de multiples intégrations et une excellente compatibilité mobile.
Signable
Contrairement aux autres applications de signature électronique qui fonctionnent sur la base d’un abonnement mensuel, Signable est l’une des rares entreprises à proposer une option de paiement à la carte où le taux est calculé par document. La société, qui est principalement disponible sur le marché européen, est très conforme aux lois de l’UE et accueille de grands clients européens. Si vous recherchez un logiciel de signature électronique simple mais flexible, Signable est la solution qu’il vous faut.
En tant qu’organisation qui s’est toujours appuyée sur la paperasserie physique, vous pourriez être réticent à changer. Cependant, la transformation numérique est cruciale pour toute entreprise qui souhaite prospérer et développer ses activités dans le marché concurrentiel actuel. L’utilisation d’une application de signature électronique vous permettra d’économiser beaucoup de temps et de ressources afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.