Gemba est une philosophie de gestion allégée qui est utilisée pour identifier les problèmes et améliorer les processus. Découvrez ses avantages !
Qu’est-ce qu’un Gemba Walk?
Une tournée de plancher, ou Gemba Walk ou bien encore Gamba Walk est un terme japonais qui signifie « le lieu réel » ou « l’endroit où la valeur est créée ». Ce concept fait référence à l’endroit où votre équipe effectue la plupart du travail. Par exemple, pour les fabricants, le « gemba » est l’usine et ainsi de suite.
Gemba est lié au mot japonais « genchi genbutsu », qui signifie aller à la source. C’est un élément fondamental de la philosophie de gestion allégée dont l’objectif principal est d’identifier les problèmes quotidiens et de comprendre, observer et améliorer les processus afin d’instaurer une culture d’amélioration continue. Dans « Lean et Six Sigma », cela signifie prendre le temps de parler aux personnes qui font le travail et observer comment un processus est mené.
Le concept a été développé par Taiichi Ohno de Toyota, qui est également reconnu, avec Shigeo Shingo et Eiji Toyoda, pour avoir développé le système de gestion et de production de Toyota, connu aujourd’hui sous le nom de « Lean Manufacturing ».
Ces dernières années, les marches gemba sont devenues une technique de gestion populaire car elles permettent aux entreprises d’obtenir des informations précieuses sur leurs opérations et leur chaîne d’approvisionnement. En fait, des marches régulières aident les organisations à identifier les opportunités d’amélioration.
Les 3 règles de base du Gemba
Les 3 règles suivantes sont essentielles si vous voulez que votre marche gemba soit efficace:
- Allez à la source: Il faut aller voir de ses propres yeux comment fonctionnent les différents processus (production, etc.) dans votre entreprise afin de vérifier s’ils sont alignés avec les objectifs globaux de l’entreprise et ses standards.
- Demandez pourquoi: Vous devez comprendre chaque étape du processus en détail afin d’éliminer les problèmes quotidiens. De nombreuses tâches sont effectuées de façon routinière sans que le personnel se demande si elles se font bien ou non. Demander pourquoi vous aidera à comprendre comment améliorer les processus.
- Faites preuve de respect: Vous devez montrer aux employés que vous vous souciez de leur bien-être. Assurez-vous d’impliquer vos employés et faites-leur savoir que les marches gemba sont effectuées pour leur faciliter la vie au travail.
Gemba dans différentes industries
Gemba est un concept qui a initialement été développé pour l’industrie manufacturière. Cependant, il a depuis été mis en œuvre et exploité dans plusieurs secteurs différents (service client, marketing, génie logiciel, etc.) car il permet de concilier la nature horizontale et verticale des entreprises.
Si les entreprises souhaitent améliorer leurs processus, les gestionnaires doivent analyser ceux-ci dans toutes les couches hiérarchiques de l’organisation et impliquer le personnel à tous les niveaux. Gemba devrait favoriser une meilleure communication, transparence et confiance entre les couches de l’équipe et les parties prenantes.
Vous avez probablement entendu parler de la célèbre série télévisée « Undercover Boss », mais vous ne saviez peut-être pas qu’elle était liée au concept de Gemba. Dans cette émission, les PDG se déguisent pour que les membres du personnel ne les reconnaissent pas et ils vont travailler avec les employés en première ligne. Cela les aide à comprendre le travail effectué et à trouver des idées pour améliorer les processus pour toutes les parties prenantes (clients, employés, etc.).
Les étapes d’une tournée de plancher efficace
1. Préparez les membres de votre équipe
Tout d’abord, il est important que les gestionnaires reçoivent la formation appropriée. Ensuite, avant que votre responsable effectue la marche Gemba, il est important que vos employés comprennent le pourquoi de cette procédure. Assurez-vous de leur expliquer que l’objectif de la tournée de plancher est d’observer et d’améliorer les processus – et non d’évaluer leur performance.
Vous devez leur faire savoir à l’avance qu’on leur posera des questions sur quand, comment et pourquoi les choses sont faites d’une certaine manière. Il est important que votre personnel comprenne que vous voulez des réponses transparentes et détaillées. Les employés ne devraient pas dire au gestionnaire ce qu’il veut entendre. Ils devraient plutôt leur donner un aperçu réaliste de la situation. S’il y a des processus qui ne sont pas menés selon les normes de l’entreprise, le gestionnaire doit en être informé.
Gemba est une approche collaborative qui fonctionne mieux lorsque les deux parties ont une compréhension complète du concept et de son objectif. Vos employés ne doivent pas avoir l’impression que les questions posées sont conflictuelles. Le gestionnaire cherche simplement à avoir une compréhension plus approfondie des processus afin de trouver des idées d’amélioration et d’éliminer les activités inutiles.
2. Planifiez stratégiquement votre marche gemba walk
Gemba est souvent confondu avec le concept « Management by Walking Around (MBWA) », qui consiste à se promener et à s’impliquer dans ce que font les membres de votre équipe. Cependant, contrairement au MBWA, les marches gemba doivent avoir un objectif clair et être associés à des indicateurs de performance clés.
Lors des tournées de plancher, les gestionnaires doivent avoir une attitude proactive et poser des questions approfondies sur les différentes activités et processus (Qui est en charge? Quelles sont les étapes du processus? À quelle fréquence cette tâche doit-elle être effectuée? Combien de temps dure le processus? Quelle est la marge d’erreur? etc.). Les questions dépendent de votre secteur d’activité et de votre industrie. Le QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) est une excellente base pour déterminer les questions à poser.
Les entreprises qui souhaitent profiter des avantages du gemba doivent avoir une structure claire en place et utiliser une application Web pour organiser et analyser les données. Gemba-Walk.com est une application gemba qui peut être utilisée sur n’importe quel appareil (téléphone portable, tablette ou ordinateur) et qui aide les entreprises à collecter des données et des statistiques précieuses en temps réel. Tout ce que vous avez à faire est de saisir vos questions et de commencer votre marche gemba. L’utilisation d’un outil technologique aide votre personnel à identifier plus rapidement les problèmes et à recueillir des informations détaillées!
3. Prenez en compte la collaboration et la chaîne de valeur
Comme mentionné ci-dessus, la clé du succès d’une tournée de plancher est la collaboration. Les employés devraient être invités à partager leurs idées pour améliorer certains processus. Après tout, votre personnel de première ligne effectue le travail au quotidien et a une meilleure compréhension des processus de l’entreprise. Demander des commentaires aux employés est un excellent moyen d’engager votre personnel et d’identifier les opportunités-clés que vous ne pourriez peut-être pas identifier autrement.
Un autre facteur important sur lequel se concentrer est la chaîne de valeur. Les domaines d’amélioration se trouvent souvent là où il y a des zones grises ou des transferts entre les départements et les processus. Les entreprises qui suivent la chaîne de valeur sont capables de résoudre les problèmes et d’identifier plus rapidement les activités inutiles.
4. Structurez vos données
Les gestionnaires doivent faire plusieurs observations lors d’une marche gemba. Il est important que les entreprises fournissent à leurs employés les outils nécessaires pour recueillir ces informations. Gemba-Walk.com est un excellent moyen pour les entreprises de compiler leurs observations et de structurer automatiquement les données. Avec cette application, votre personnel peut facilement soumettre ses observations. La technologie permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire leur empreinte écologique (fini le papier!) et de diminuer le risque d’accidents de travail.
5. Faites des tournées de plancher en équipe
Bien que toutes les marches gemba ne doivent pas être effectuées en équipe, il est recommandé de faire quelques tournées de plancher avec des gestionnaires ou des employés de différents départements afin d’obtenir des nouvelles idées et des points de vue différents. Les personnes qui ne sont pas familiarisées avec certains processus sont susceptibles de poser différentes questions, ce qui pourrait aider à identifier des problèmes et des domaines à améliorer.
6. Changez l’horaire de la tournée de plancher
Si vous souhaitez identifier des anomalies et des problèmes, il n’est pas logique d’effectuer la marche gemba à la même heure chaque jour, semaine ou mois. Il est préférable de changer l’horaire afin de bien comprendre le processus du début à la fin. Pour ce faire, vous devez programmer des marches gemba à différents moments de la journée et différents jours de la semaine.
7. Communiquez avec vos employés
Une fois les observations analysées et les domaines d’amélioration identifiés, il est important de communiquer avec les membres de votre équipe avant d’implémenter les changements afin qu’ils soient au courant des prochaines étapes. Les gestionnaires peuvent ensuite attribuer les projets d’amélioration aux équipes respectives et assurer une transition en douceur.
8. Mesurez les ICP clés
Après avoir mis en œuvre les projets d’amélioration, vous devez faire un suivi de vos performances et mesurer les indicateurs clés de performance (ICP) pour voir si l’entreprise a pu atteindre les résultats souhaités. Vous devez également continuer de faire des tournées de plancher régulières afin que votre personnel puisse analyser les améliorations de façon visuelle.
Avantages des tournées de plancher pour les entreprises
a mise en place de marches Gemba apporte de nombreux avantages aux entreprises:
- Elle permet une prise de décision stratégique, qui prend en compte les informations et les données réelles.
- Elle renforce les relations entre les équipes et leurs parties prenantes en proposant des solutions à leurs problèmes.
- Elle favorise la collaboration, ce qui améliore la communication à tous les niveaux de l’organisation.
- Faire un effort pour aller voir vos employés sur le terrain leur montre que vous vous souciez de leur bien-être et améliore le moral des employés.
- Elle permet de détecter in situ les innovations négatives et positives.
- Elle aide l’organisation à analyser et à améliorer différents processus (vous gagnez du temps ou de l’argent et rationalisez vos opérations!)
- Elle aide les entreprises à identifier les opportunités.
- Elle améliore la sécurité au travail (diminution de 22,5% des accidents de travail avec Gemba-Walk.com). Vous pouvez identifier les problèmes de sécurité avant que des accidents ne se produisent.
- Elle permet aux organisations de standardiser les processus.
- Lorsqu’elles sont mises en œuvre avec succès, les marches gemba favorisent une culture d’amélioration continue.
Comment implémenter Gemba walk sur votre lieu de travail?
Si vous souhaitez mettre en place des tournées de plancher sur votre lieu de travail, Gemba-Walk.com est votre meilleur allié. Notre application Web aide des centaines d’entreprises à planifier stratégiquement leurs marches Gemba, à collecter des informations détaillées, à structurer les données et à créer des rapports pour analyser les ICP. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution technologique.