Découvrez comment mettre en œuvre l’amélioration continue au sein de votre organisation avec la méthode kaizen venue du Japon. Découvrez les avantages que votre entreprise pourrait en tirer !
Qu’est-ce que le Kaizen ?
Que signifie Kaizen ?
Kaizen est un terme japonais formé de deux mots : kai et zen, qui signifient respectivement »changement » et »meilleur ». Le mot japonais Kaizen est utilisé dans le milieu des affaires et fait référence à un processus d’amélioration continue pour les employés, basé sur des actions concrètes et un entretien efficace le moment venu. Il a été présenté comme un processus de fabrication de solutions d’amélioration potentielles par Masaaki Imai dans son livre Kaizen : The Key to Japan’s Competitive Success. Il a rendu le terme célèbre.
La définition de Kaizen est basée sur 14 principes de gestion.
L’approche Kaizen du Japon est vaguement basée sur les principes de base de la gestion du travail et de la gestion établis par W. Edwards Deming, qui soutenait l’idée de confier un contrôle plus direct de la qualité aux travailleurs. W. Edwards Deming était l’un des penseurs les plus influents du 20e siècle en matière de gestion.
L’approche Kaizen de la gestion de la qualité implique tous les membres d’une entreprise
Kaizen est une méthode de gestion ou une technique d’amélioration des activités originaire du Japon qui implique tous les membres d’une entreprise, des travailleurs aux dirigeants. L’objectif de l’approche Kaizen est d’optimiser la productivité et la compétitivité d’une entreprise par de petites étapes consécutives afin d’améliorer les produits, les services et les systèmes et d’obtenir une amélioration rapide et un meilleur délai de livraison.
Kaizen, en tant que méthode d’amélioration des processus d’entreprise provenant du Japon, peut faire appel à un certain nombre d’approches et d’outils utiles comme la cartographie de la chaîne et la gestion de la qualité globale, par exemple. Elles s’appuient toutes deux sur des outils tels que l’outil 5S (qui sert de forme d’analyse des causes profondes) et des outils de classe qui sont décrits ci-dessous.
Qu’est-ce que le processus Kaizen ?
La philosophie de la méthode japonaise Kaizen est basée sur le travail d’équipe et les changements immédiats. Pour que la mise en œuvre de l’approche Kaizen soit efficace, les différents niveaux d’une organisation doivent être alignés derrière le même objectif et doivent être prêts à apporter les changements nécessaires immédiatement, puisqu’il s’agit d’actions simples, concrètes et peu coûteuses. La direction doit voir le déroulement des opérations du point de vue des employés (comme les employés de l’usine).
Kaizen considère le temps comme une ressource stratégique et rare pour les entreprises !
Il est important de souligner que le kaizen voit le temps comme une ressource stratégique et rare qui ne doit pas être gaspillée. Cette ressource est précieuse pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est pourquoi, dans le cadre d’un processus d’amélioration continue, il est essentiel de contrôler le temps avec précision pour en tirer le meilleur parti. C’est encore plus facile lorsqu’on utilise la technologie.
Les 5 »S » de la méthode Kaizen du Japon
La méthode kaizen du Japon est basée sur l’évolution constante des processus qui composent le système de production de l’entreprise, en établissant certaines normes de qualité des produits et en mesurant constamment les résultats obtenus. De cette façon, l’amélioration continue est assurée. Pour l’exécution de cette méthode, différents éléments entrent en jeu, qui sont connus sous le nom de 5S ou de principes Kaizen :
Seiri – L’organisation d’un espace
Seiri peut être traduit par « trier ». Il est important que chaque élément de l’espace de travail ait sa place et son utilité. L’organisation est essentielle, il faut donc garder les objets nécessaires et jeter ou ranger ceux qui ne le sont pas.
Seiton – Optimiser le processus de travail avec « l’arrangement stratégique ».
Seiton signifie « arrangement systémique ». Il indique que chaque chose doit avoir une place et être à sa place optimale. Chaque élément doit être étiqueté ou clairement indiqué et les éléments doivent être organisés de manière à optimiser le processus de travail. Par exemple, les équipements ou les outils les plus utilisés doivent être facilement accessibles et les travailleurs ne doivent pas avoir à faire des allers-retours constants pour se procurer le matériel.
Seiso – Gardez votre espace de travail propre
Seiso est synonyme de « propreté ». Il indique que tout doit être nettoyé et inspecté régulièrement pour permettre des progrès en matière d’efficacité et maintenir un environnement de travail sécuritaire.
Seiketsu – Standardisez votre processus de travail
Seiketsu signifie » standardisation « . Il s’agit de promouvoir la standardisation des 3 premiers S. Cela nécessite l’établissement de procédures et d’horaires. Tous les postes de travail pour une tâche spécifique doivent être identiques. Les employés qui effectuent le même travail doivent être en mesure d’effectuer les tâches requises à n’importe quel poste, car ils doivent tous disposer des mêmes outils et ceux-ci doivent se trouver au même endroit.
Shitsuke – Créer un flux de travail durable
Shitsuke est l’équivalent de « maintenir ». Cela souligne le fait qu’une fois que les 4 S ont été établis, les travailleurs doivent être capables de « faire sans qu’on leur dise » afin de maintenir ce nouveau mode de fonctionnement. Pour promouvoir cela, les gestionnaires doivent organiser des sessions de formation régulières et effectuer des évaluations pour améliorer le moral et l’engagement des employés. Un événement 5S suit chacun de ces points au quotidien.
Pour fonctionner, Kaizen doit être appliqué de manière continue et globale
L’effet de l’amélioration continue (Kaizen) dans un laps de temps donné permet de réduire le gaspillage, d’améliorer la qualité et d’accélérer les délais. Pour traduire les principes du kaizen, il est essentiel de développer la capacité d’analyse, d’encourager la motivation et d’évaluer le résultat des actions. L’idée est que le kaizen devienne une philosophie de travail et même de vie adoptée par tous les membres qui composent la structure.
Afin d’obtenir le succès de la méthode kaizen du Japon, il est essentiel de promouvoir le travail d’équipe et le leadership de la direction. Il faut également assurer la formation, promouvoir l’esprit d’innovation, contrôler les processus opérationnels et, bien sûr, partager et mettre en évidence les améliorations apportées aux processus.
Comment appliquer la méthode kaizen du Japon ?
1. Sélectionner un secteur d’amélioration et définir des objectifs
Tout d’abord, l’équipe de direction doit choisir un secteur à améliorer. Les possibilités comprennent la productivité, le contrôle de la qualité, la sécurité, etc. Il est important de définir clairement les objectifs afin qu’ils soient conformes à la mission de l’entreprise et qu’ils impliquent toutes les parties prenantes.
2. Créer une équipe de travail
Vous devez ensuite créer une équipe multidisciplinaire, composée de personnes issues de différents services, afin qu’elles puissent toutes partager leurs connaissances et leur expérience concernant un processus spécifique. Il est recommandé que chaque groupe ait un responsable, chargé de coordonner les réunions et de rendre compte de l’avancement des travaux.
3. Gemba Walk
Gemba ou gemba walk est un mot japonais qui signifie « l’endroit où l’on se trouve ». Dans l’industrie manufacturière, le gemba est l’usine, mais dans d’autres secteurs, le gemba peut être n’importe quel lieu où de la valeur est créée (chantier, surface de vente au détail, etc.). Le gemba est au cœur du système de production Toyota au Japon et dans le monde entier, connu sous le nom de Lean Management.
Une tournée de plancher Gemba consiste à se rendre sur le lieu de travail pour observer différents processus et poser des questions afin d’identifier les possibilités d’amélioration et de tirer parti d’une culture d’amélioration continue. Les tournées de plancher Gemba sont utilisées par un grand nombre d’entreprises dans le monde entier pour obtenir des informations précieuses sur leur chaîne d’approvisionnement, éliminer les gaspillages et améliorer la productivité.
4. Recueillir et analyser les données en utilisant les dernières technologies
Une fois que vous avez identifié les domaines à améliorer et commencé à mettre en œuvre des changements, il est important de recueillir des données afin d’analyser les performances et de déterminer s’il y a des améliorations progressives ou des problèmes à résoudre. L’application Gemba Walk est un outil technologique basé sur le cloud et utilisant les dernières technologies qui numérise votre gemba walk afin que vous puissiez obtenir des informations en temps réel et extraire des données de vos observations afin d’améliorer les processus de travail rapidement et efficacement.
5. Établir un plan d’action
Une fois que vous avez analysé les données et identifié les problèmes critiques qui doivent être résolus afin d’améliorer les processus de l’entreprise, veillez à créer un plan d’action. Celui-ci vous aidera à établir les prochaines actions à mettre en œuvre, à établir des échéances pour chaque étape et à attribuer chaque action à la personne ou à l’équipe appropriée pour son exécution.
6. Suivre et évaluer les résultats
Une fois que les actions nécessaires ont été mises en œuvre, votre équipe doit suivre les résultats et voir si les projections correspondent au résultat réel. Si les problèmes identifiés n’ont pas été résolus avec le plan d’action mis en place, la stratégie devra être revue.
7. Standardisation et expansion
Après une certaine période, les changements qui ont été mis en œuvre concernant les problèmes détectés devraient avoir donné des résultats positifs. Si c’est le cas, le processus doit être normalisé et reproduit dans d’autres domaines, si possible. Votre entreprise peut alors recommencer la méthode kaizen en se concentrant sur un nouveau secteur à améliorer (sécurité, contrôle de la qualité, etc.) et ainsi de suite.
Quelle est l’importance du Kaizen ?
Avantages de la mise en œuvre de la méthode kaizen dans une organisation
L’application de cette méthode présente plusieurs avantages :
- Forte augmentation de la productivité ;
- Diminution du nombre d’accidents (sécurité accrue) ;
- Diminution du gaspillage (réduction de l’impact environnemental) ;
- Augmentation de la satisfaction des clients ;
- Augmentation des niveaux de rotation de l’inventaire ;
- Diminution de la rotation des employés ;
- Augmentation des revenus ;
- Augmentation de la rentabilité ;
- Réductions significatives des coûts ;
- Augmentation de la motivation du personnel ;
- Réduction des temps de réponse ;
- Réduction des pannes d’équipements et d’outils ;
- Amélioration de la conception et du fonctionnement des produits et services ;
- Réduction des niveaux d’erreur et de défaillance ;
- Avantage concurrentiel stratégique ;
- Augmentation de la qualité (produit ou service) ;
- Plus grande capacité d’adaptation aux changements du marché (sociaux, culturels, économiques, politiques, etc.) ;
- Capacité d’étendre les opérations et d’être compétitif sur les marchés mondialisés ;
- Un plus grand leadership en matière de gestion ;
Le concept de base et le concept général de la philosophie Kaizen, un outil d’amélioration continue venu du Japon, peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à atteindre de nouveaux sommets
Avec des clients commerciaux, et fournir des produits de meilleure qualité grâce à un apprentissage adaptable avec des solutions collaboratives utilisant vos ressources fondamentales. Il en résulte moins d’insatisfaction de la part des clients et un meilleur contrôle par les opérateurs et le propriétaire du processus.
Vous souhaitez mettre en œuvre l’amélioration continue au sein de votre entreprise?
Notre solution Gemba Walk aide des centaines d’entreprises à identifier les problèmes dans différents secteurs tels que la production, la sécurité, les processus d’entreprise, les espaces de travail et plus encore. Notre application de lean management vous aide à créer des check-lists personnalisées, à organiser votre gemba walk, à documenter les problèmes (photos, vidéos, notes, check-lists, etc.), à établir des actions de suivi et à intégrer les informations dans vos outils de gestion du temps et des tâches. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos services.