Peut-être lisez-vous ces lignes puisque dernièrement, votre entreprise reçoit plus de plaintes de la part des clients, votre dernier projet a dépassé le budget ou parce que vous sentez simplement que quelque chose ne va pas. Les problèmes sous-jacents à ces points peuvent nécessiter une analyse approfondie.
L’identification des problèmes d’entreprise est la première étape pour trouver des solutions potentielles. Dans cet article, nous vous expliquons comment identifier les problèmes de votre entreprise afin de pouvoir les aborder sous un autre angle.
Quels sont les 3 principaux domaines d’amélioration ?
Il y a toujours des choses à améliorer dans une organisation. Plusieurs peuvent être assez urgents et nécessitent une action immédiate. D’autres peuvent être améliorés petit à petit au quotidien, comme l’optimisation des processus, la recherche de fournisseurs offrant de meilleures conditions ou la standardisation des protocoles d’action en cas d’événement ou de situation imprévue.
Même si certaines doivent être contrôlées plus fréquemment que d’autres, ça ne fait jamais de mal de faire une liste des tâches à revoir et de les classer par ordre de priorité. Voici les 3 principaux domaines d’amélioration que chaque entreprise devrait considérer :
1. Implication des employés
Les employés seront probablement plus disposés à adopter un plan de développement des performances avec enthousiasme s’ils ont participé à sa définition ou s’ils sont pris en compte. Il est donc important pour les entreprises de prendre le temps d’échanger avec les employés et d’écouter leurs préoccupations afin de comprendre ce qui doit être changé.
Idéalement, ceci devrait être un dialogue dans lequel toutes les parties se sentent à l’aise. Essayez d’être ouvert aux idées qui peuvent vous être proposées et offrez la possibilité à chacun d’exprimer son opinion. D’un ton ferme, mais amical, vous devez leur faire ressentir la volonté de l’entreprise de les aider et de les soutenir autant que possible. C’est à vous de décider d’impliquer ou non l’équipe des ressources humaines de l’entreprise dans cette phase du processus.
Bien que cela ne les implique pas directement, il est recommandé d’informer le service des ressources humaines des enjeux que vous abordez et des problèmes à résoudre, afin qu’ils soient alignés pour une intervention conjointe si nécessaire.
Instaurez une culture d’amélioration continue dans votre entreprise
2. Fixation claire des objectifs
Avoir un objectif clair en tant qu’entreprise devrait être le fondement de toute stratégie. Il peut y avoir de nombreux domaines d’amélioration pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Il doit y avoir autant de transparence que possible sur ce qui est attendu des employés, ce qui doit changer et comment le progrès vers l’objectif sera mesuré et évalué.
Assurez-vous que les objectifs fixés sont réalistes. Les employés auront une attitude pessimiste dès le départ si vous vous fixez des objectifs qui semblent trop ambitieux ou trop difficiles à atteindre. Assurez-vous que l’objectif peut être divisé en de nombreuses étapes afin que vous puissiez facilement suivre l’avancement. Cela permettra aux employés de se sentir plus motivés et d’avoir plus fréquemment l’occasion de discuter des problèmes qu’ils pourraient rencontrer en cours de route.
3. Identifier les problèmes
Avant d’élaborer un plan d’action pour votre entreprise, assurez-vous d’avoir bien compris tous les problèmes qui pourraient être à l’origine d’une rentabilité inférieure à la normale. Il se peut que les employés n’aient pas reçu une formation adéquate pour remplir leurs fonctions, que les prestataires ne soient pas assez rentables ou que certains coûts puissent être réduits.
Pour générer des idées de résolution de problèmes, il est important d’avoir une vue d’ensemble claire des problèmes qui affectent votre entreprise. Sinon, vous ne serez pas en mesure d’apporter un soutien adéquat aux employés ou de faire les ajustements nécessaires au niveau logistique ou organisationnel.
8 façons d’identifier les problèmes dans votre entreprise
1. Identifier les employés démotivés
Une entreprise désorganisée est une entreprise où la direction n’a pas une perspective claire et complète sur les actions de ses employés. Si les gérants ne savent pas exactement qui doit faire quoi, il n’est pas possible d’exercer efficacement un rôle de leadership. Si vous voyez que les employés ne sont pas motivés, cela peut être un indicateur de ce problème. Pour résoudre ceci, rencontrez vos employés pour obtenir des commentaires directs.
Cela vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble des fonctions que chacun remplit et de mieux évaluer comment attribuer les responsabilités à ceux qui ont moins de travail, ainsi que d’alléger le travail à ceux qui ont de nombreuses fonctions en charge.
2. Organisez régulièrement des Gemba Walk
Gemba Walk est une technique de gestion utilisée par différentes industries pour simplifier les processus et favoriser une culture d’amélioration continue. Elle consiste à effectuer des tournées de plancher régulières dans le lieu où la valeur est créée pour identifier les problèmes et les domaines d’amélioration dans les différents départements d’une organisation.
Notre application Gemba Walk peut vous aider à :
- Créer des listes de contrôle personnalisées
- Organisez votre marche
- Classer les éléments de vos listes en suivant le chemin de votre balade
- Documenter efficacement les problèmes (images, texte, etc.)
- Générer des informations et des idées exploitables
- Intégrez des informations à vos outils de gestion des tâches préférés
3. Vérifier la réserve de liquidité dont dispose l’entreprise
Ne pas avoir de liquidités est un gros problème pour toute entreprise. Si une ou plusieurs de ces variables surviennent, l’entreprise peut avoir des problèmes financiers :
- L’entreprise présente un déséquilibre entre les délais d’encaissement et de paiement.
- L’entreprise a besoin d’argent pour payer les salaires et les fournisseurs.
- L’entreprise ne peut pas conserver un pourcentage de l’argent gagné
- L’entreprise a beaucoup de revenus en attente en raison de litiges ou de clients en souffrance
4. Identifier si l’entreprise a une crise de productivité
Une crise de productivité peut survenir pour des raisons très différentes, soit en raison d’une inefficacité, d’une surproduction ou d’une baisse de la production. Le cas échéant, les signes suivants doivent être pris en compte :
- Des coûts accrus qui deviennent excessifs.
- Nécessité de reporter des dépenses essentielles telles que l’entretien.
- Nécessité de sacrifier les dépenses stratégiques, ainsi que les investissements en publicité ou en recherche et développement.
- Augmentation des stocks.
- Ralentissement rapide de la rotation d’entrée et de sortie.
- Augmentation du cycle du fonds de roulement.
- Augmentation des stocks en entrepôt concernant les volumes de chiffre d’affaires.
Si vous identifiez l’un de ces problèmes, votre entreprise peut être confrontée à un problème d’efficacité de la production.
5. Reconnaître une crise stratégique dans votre entreprise
Une crise stratégique peut survenir lorsqu’une entreprise, qui a déjà dépassé la phase de naissance et de croissance, se retrouve dans un état de stagnation et d’inertie. Ici, il est important de prêter attention à deux indicateurs :
- Baisse lente, mais inévitable du chiffre d’affaires.
- Réactions fréquentes de la part des gestionnaires et des employés, faisant remarquer que les choses ne fonctionnent plus comme avant.
À quelle fréquence votre entreprise doit-elle organiser des Gemba Walks?
6. Identifier les problèmes financiers dans une entreprise
Une crise financière survient lorsque la rentabilité négative perdure dans le temps, affectant la capacité à générer des ressources financières, reléguant l’entreprise dans une situation d’insolvabilité. Voici les signes à prendre en compte pour identifier une crise financière dans une entreprise :
- Paiements différés en raison de difficultés à respecter les délais.
- Prêts refusés et lignes de crédit réduites par les établissements de crédit.
- Prévalence de la dette à court terme.
- Faible liquidité.
Si une entreprise dispose de capital et de réserves suffisants, elle peut facilement absorber un certain degré de pertes, sans déséquilibre entre l’actif et le passif. Cependant, les entreprises qui sont déjà en difficulté financière passent rapidement d’une phase de perte à une phase bien pire d’insolvabilité et de faillite.
Bref, si une entreprise n’aborde pas à temps une crise stratégique ou productive, elle court le risque de se retrouver dans une crise financière, ce qui est beaucoup plus grave en termes d’implications et de conséquences juridiques et économiques. Il est important de prêter attention aux signes de détresse financière même si la situation financière ne semble pas signaler de problèmes.
Si les employés identifient des problèmes à la racine, un consultant peut certifier la présence de ceux-ci et proposer des solutions efficaces. Il existe des outils de contrôle de gestion qui, grâce au suivi constant des états financiers, permettent de détecter la présence d’indicateurs permettant d’engager des actions correctives.
Avec un contrôle de gestion approprié, la plupart des situations de faillite peuvent être diagnostiquées plus tôt avant que la crise n’éclate et qu’il soit trop tard pour intervenir efficacement. Il est donc recommandé de faire appel à un consultant pour augmenter la croissance de l’entreprise et éviter tout type de crise.
7. Analyser le marché
Le marché évolue à un rythme extrêmement rapide, et avec lui, les besoins et les souhaits des clients changent. Les goûts, les préférences, les habitudes et les coutumes changent aussi très rapidement.
Il est essentiel d’être attentif aux changements sur le marché, car cela vous permettra de trouver des opportunités d’amélioration à travers les problèmes que vous pourriez rencontrer. Par exemple, un changement dans les habitudes de consommation lorsqu’il s’agit d’acheter des produits en ligne pourrait vous donner l’idée de mettre en place un service de livraison.
8. Détecter les clients insatisfaits
Dans toutes les entreprises, il y a toujours des clients qui ne sont pas satisfaits des produits ou services qu’ils achètent. Il est très pratique de savoir détecter ces clients afin de comprendre pourquoi ils sont insatisfaits et d’améliorer votre proposition de valeur. Ceci est la première étape pour concevoir une stratégie qui vous permet de résoudre les problèmes clés de votre entreprise.