Découvrez les étapes et les outils nécessaires pour planifier une marche gemba efficace afin d’identifier des domaines d’amélioration.
Gemba, également connu sous le nom de Genba (現場), est un terme japonais qui signifie « terrain » ou « lieu de travail ». Le terme est souvent utilisé dans le « Lean Management » pour désigner la tournée de plancher (Gemba Walk), parfois appelée visite de terrain, qui consiste à se rendre sur le lieu de travail pour voir et comprendre le réel processus de travail, poser des questions et obtenir autant d’informations que possible afin d’améliorer les processus d’entreprise.
Qu’est-ce que le Gemba Walk ?
Le Gemba Walk est similaire à l’idée de gestion en marchant (management by walking). La marche est effectuée sur le terrain, où se déroule le vrai travail et où se crée la valeur ajoutée. C’est un aspect essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise, qui permet d’identifier des opportunités d’amélioration.
Les marches Gemba sont de plus en plus populaires, en particulier dans les grandes entreprises. Elles consistent à ce qu’un gérant visite le lieu de travail et observe de ses propres yeux les conditions du terrain au lieu de rester dans son bureau et prendre des décisions basées sur des informations ou remarques rapportées.
Les Gemba walks impliquent de se déplacer sur le terrain afin d’obtenir des informations et des données directement de la source sans intermédiaires. Le responsable doit analyser la situation en posant des questions ouvertes pertinentes qui peuvent mettre en évidence des problèmes ou des points à améliorer sur le terrain, tels que :
- Comment fonctionne le processus ?
- Que peut-on faire pour améliorer la situation actuelle et atteindre les objectifs de l’entreprise ?
- Quelles sont les ressources ou les modifications nécessaires pour une amélioration ?
- Quels sont les problèmes ou dysfonctionnements sur le terrain ?
- Comment peuvent-ils être effacés ou résolus ?
- Combien de temps dure ce processus ?
En visitant le lieu de travail, les gestionnaires obtiennent des informations précieuses sur les problèmes et le flux de travail, et peuvent ensuite découvrir des opportunités d’amélioration et utiliser de meilleures pratiques pour diriger l’organisation et ses employés.
Le Gemba Walk est une approche collaborative similaire à un audit, où le directeur doit bien comprendre le fonctionnement de l’organisation, les flux physiques, les flux d’informations… avec l’aide de collaborateurs lui fournissant certains détails sur ce qui se fait sur le terrain.
L’objectif du Gemba walk est de « forcer » les gestionnaires à quitter leur bureau pour voir, observer, écouter et remettre en question le travail effectué par les employés de première ligne, directement sur leur lieu de travail. Pour garantir le succès de votre marche Gemba et atteindre vos objectifs commerciaux, vous devez vous concentrer sur la planification, l’exécution et le suivi.
Comment planifier une tournée de plancher efficace
Afin d’effectuer une tournée de plancher efficace, le gestionnaire doit bien planifier sa marche. Il doit connaître le but de chaque processus, qui en est le responsable, si le processus atteint son objectif ou non, quelles sont les causes des dysfonctionnements et comment ils peuvent être améliorés.
La structure du Gemba walk est très situationnelle, de sorte que le directeur peut consacrer plus de temps à certains endroits. Il n’y a pas de modèle de marche standard, votre tournée de plancher doit être adaptée à votre entreprise et à ses processus spécifiques. Les étapes suivantes sont essentielles pour le bon déploiement de votre marche Gemba :
1. Préparez-vous et communiquez avec votre équipe
Il est crucial pour le gestionnaire qui est responsable de la tournée de plancher de bien se préparer en se familiarisant avec les processus et en préparant des questions pertinentes pour trouver des opportunités d’amélioration. Le responsable doit également communiquer avec les membres de son équipe pour expliquer en quoi consiste une marche gemba et comment elle leur sera bénéfique. Présenter le concept à vos employés avant de le mettre en œuvre les aidera à se sentir plus à l’aise et les encouragera à participer.
2. Créez un plan pour votre tournée de plancher
Le gestionnaire doit proposer un plan avant la date du Gemba walk. Cela inclut l’objectif de ce dernier qui est souvent lié à un indicateur de performance (KPI) spécifique. Pendant le Gemba walk, le responsable doit poser des questions approfondies sur chaque processus. Dans ce sens, le plan l’aide à rester concentré et à poser des questions pertinentes sur des sujets spécifiques.
3. Identifiez les processus à observer
Le leader doit identifier les processus à observer avant le Gemba walk : ressources humaines, finance, processus d’expédition, fabrication, maintenance… Ceci lui permettra de recenser tous les processus.
4. Documentez vos observations
Il est tout à fait impossible de se souvenir de tout ce qui se passe pendant une tournée de plancher, il est donc important que le responsable utilise les bons outils pour documenter ses observations. L’application Gembawalk numérise votre tournée de plancher afin que vous puissiez optimiser le temps de collecte des données, analyser les données en temps réel et identifier les problèmes et les opportunités de manière proactive.
L’application vous aide à créer des listes de contrôle (checklists) personnalisées, à planifier votre marche gemba, à rédiger des notes, à prendre des photos et des vidéos, à planifier des actions de suivi et à intégrer les informations dans vos outils de gestion.
Caractéristiques de l’application Gembawalk
5. Posez des questions
Un bon gestionnaire doit commencer sa tournée de plancher avec l’esprit ouvert; cela signifie mettre de côté toute supposition sur la façon dont le travail est effectué et ne pas assumer que tout est fait selon certaines normes. C’est donc une bonne idée de poser des questions afin de savoir pourquoi les choses se font d’une telle façon, comment se déroule le processus, pourquoi les opérations sont effectuées dans un ordre particulier… De plus, il est important d’inviter les employés à donner des suggestions et à proposer des idées d’amélioration de processus.
Les employés sont ceux qui font le travail en première ligne, ils sont donc plus susceptibles de mieux comprendre le processus et les moyens de l’améliorer. Cela fait en sorte qu’ils se sentent valorisés et les motive.
6. Analysez les informations collectées
Une tournée de plancher se concentre sur l’observation, donc les décisions ne sont prises qu’après la marche, quand l’entreprise a analysé les informations recueillies. C’est à ce moment-là que le gestionnaire propose des solutions pour améliorer les processus et éliminer les marges d’erreur.
7. Effectuez un suivi auprès des employés
Pour garantir de meilleurs résultats, le responsable doit faire un suivi auprès des employés afin de déterminer si les solutions mises en place ont eu un impact positif. Ceci permettra à l’entreprise d’assurer une amélioration continue dans le temps.
L’importance du Gemba Walk
Le Gemba Walk est une stratégie essentielle que toute entreprise souhaitant prospérer doit implémenter afin de conserver son avantage concurrentiel sur le marché et prospérer. Son importance repose sur le fait qu’il permet à l’entreprise d’atteindre plusieurs objectifs, à savoir :
Une meilleure compréhension du terrain
Une tournée de plancher n’est pas seulement une confirmation de la présence du gestionnaire où il se promène sans but sur le terrain. Il est important que les employés sachent que leur manager prend le temps de venir les observer, mais la marche Gemba consiste surtout à impliquer le manager et ses employés dans les différents processus.
Une visite terrain permet aux managers de se familiariser avec les spécificités de la zone de travail, que ce soit en termes de machines, d’outils, de processus, de services ou de relations événementielles avec le personnel.
Les Gemba walk permettent aux dirigeants de :
- Apprécier le travail qui a déjà été fait, ainsi que le travail qui reste à faire en termes d’amélioration et d’éradication des dysfonctionnements.
- Observer le respect ou l’absence d’un processus et les méthodes de travail clairement définies
- Interroger la manière de faire pour favoriser l’amélioration continue
Une meilleure relation avec les employés
Comme vous le savez probablement, un grand leader est quelqu’un qui valorise ses employés et établit des relations. Une marche Gemba ne consiste pas à regarder, à essayer de trouver des erreurs et à blâmer quelqu’un. Il s’agit plutôt de trouver des moyens d’améliorer les processus tout en sollicitant l’aide des employés.
Un bon gestionnaire doit faire en sorte que ses employés se sentent confortables et les encourager à faire des propositions et à discuter de nouvelles idées. Il est essentiel de prendre pleinement en considération les réponses et les suggestions des employés avant de prendre une décision, car ils sont les mieux placés pour résoudre les problèmes concernant leurs propres spécialités respectives.
De plus, la pensée lean accorde une grande importance à la participation des employés. Plus ils sont impliqués dans la résolution de problèmes, plus il leur sera facile de réagir à des situations futures imprévisibles. Les Gemba Walks favorisent le travail d’équipe et l’échange efficace d’informations. Ils fournissent également un canal de communication supplémentaire, permettant une meilleure communication.
Les Gemba Walk permettent aux dirigeants de:
- Aider les employés à mieux comprendre les réalités de l’entreprise
- Mobiliser et motiver les employés de première ligne
- Améliorer les compétences de gestion et de coaching des gestionnaires responsables
Analyse des informations recueillies et suivi
Une fois la tournée de plancher terminée, il est important d’analyser les observations les plus pertinentes afin de tirer des conclusions utiles. Cela aidera le gestionnaire à vérifier si le discours officiel se reflète dans les pratiques, ainsi qu’à identifier les lieux et les opérations créant le plus de valeur ajoutée, et réciproquement ceux qui génèrent des pertes. Il est important d’assurer la bonne mise en œuvre et le suivi continu des solutions proposées par le Gemba Walk.