Vous cherchez à améliorer l’efficacité et la productivité sur votre lieu de travail? Une méthode efficace pour y parvenir consiste à mettre en œuvre des marches Gemba. Mais que sont exactement les marches Gemba et comment peuvent-elles profiter à votre organisation? Gemba, un terme japonais signifiant « l’endroit réel », fait référence à l’endroit où la valeur est créée dans un processus d’entreprise. Les marches Gemba impliquent que les dirigeants et les cadres se rendent sur le lieu de travail pour observer et comprendre les processus directement.
Les organisations qui cherchent à identifier et à éliminer le gaspillage, à améliorer l’efficacité et à renforcer l’engagement des employés doivent effectuer des marches Gemba. En observant directement l’environnement de travail, les dirigeants peuvent obtenir des informations précieuses et prendre des décisions éclairées pour favoriser l’amélioration continue. Dans cet article, nous expliquons les principales étapes de la marche Gemba et les avantages qu’elle peut apporter à votre organisation.
8 étapes pour réussir les marches Gemba
Définir le but et les objectifs
Lors des marches Gemba, il est important de définir clairement le but et les objectifs afin de garantir une expérience ciblée et productive. Une marche Gemba est une étape clé du processus d’amélioration continue au cours de laquelle la direction se rend sur le lieu de travail pour observer les opérations en personne.
En définissant le but et les objectifs de la marche Gemba, vous pouvez communiquer efficacement ce que vous espérez réaliser pendant cette période. Tout d’abord, la définition de l’objectif de la marche Gemba permet à toutes les personnes impliquées de comprendre pourquoi elle est menée. Cherchez-vous à obtenir des informations sur un processus spécifique ou à identifier des possibilités d’amélioration? Une définition claire de l’objectif permet de fixer les attentes des employés et de la direction, et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Ensuite, la détermination des objectifs de la marche Gemba fournit une feuille de route pour ce qui doit être accompli. Il peut s’agir d’engager le dialogue avec les employés, de leur poser des questions sur leurs méthodes de travail ou d’identifier les blocages potentiels ou les inefficacités. En fixant des objectifs clairs, vous vous assurez que votre équipe se concentre sur des domaines spécifiques au cours de son observation, maximisant ainsi le temps qu’elle passe sur le terrain.
Communiquer le but et les objectifs à l’équipe
Pour engager efficacement l’équipe lors des marches Gemba, il convient de communiquer clairement le but et les objectifs. Cette étape est cruciale, car elle permet de s’assurer que tout le monde comprend pourquoi ces marches sont organisées et ce que l’on attend d’elles. En communiquant le but et les objectifs des marches Gemba, vous pouvez créer un sentiment d’orientation et de concentration pour l’équipe. Cela leur permet de voir comment leur contribution et leurs observations contribuent au plan d’amélioration global.
Lorsque vous communiquez le but et les objectifs à l’équipe, il est important de souligner l’importance de la participation des employés de première ligne. Faites-leur savoir que leur contribution est appréciée et que leurs observations peuvent conduire à des améliorations potentielles du processus. Cela encouragera la collaboration entre les employés et les équipes de première ligne, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue.
De plus, en communiquant clairement le but et les objectifs, vous pouvez également stimuler le moral des employés. Lorsque les employés comprennent que leur opinion compte et qu’ils ont un rôle à jouer dans les changements positifs au sein de l’organisation, ils se sentent responsabilisés. Cela peut conduire à une motivation et à un engagement accrus des employés pendant les marches Gemba.
Choisir le bon moment et le bon endroit pour la marche
Choisissez le bon moment et le bon endroit pour votre marche Gemba afin d’en maximiser l’efficacité et l’impact. Le choix du moment est crucial, car vous voulez vous assurer que les employés sont présents et activement engagés dans leur travail. Évitez d’effectuer la visite pendant les périodes de production maximale ou lorsque les employés sont préoccupés par des tâches urgentes. Choisissez plutôt un moment où il y a une période de calme ou un changement d’équipe, afin d’obtenir une variété de perspectives.
De plus, réfléchissez à l’endroit où se déroulera votre marche Gemba. Il doit s’agir d’une zone directement liée au processus ou au problème que vous cherchez à résoudre. Par exemple, si vous vous concentrez sur l’amélioration de la sécurité, effectuez la marche dans des zones où des accidents se sont produits ou à proximité d’équipements nécessitant une attention particulière. En choisissant le bon endroit, vous pouvez recueillir des informations et des observations précieuses qui conduiront à des améliorations significatives.
Préparer et rassembler les outils et ressources nécessaires
Pour être efficaces, les marches Gemba nécessitent une préparation minutieuse et l’utilisation d’outils et de ressources appropriés afin de garantir leur succès et de permettre aux employés de conduire des changements significatifs. Avant de s’engager dans cette marche, il est essentiel de consacrer du temps à la préparation de l’activité.
Cela implique de comprendre l’objectif de la marche, d’identifier les domaines ou les processus spécifiques à observer et de fixer des objectifs clairs. Ce faisant, vous pouvez concentrer votre attention sur les domaines clés qui nécessitent une amélioration et orienter vos interactions avec les employés vers les résultats souhaités.
Outre la préparation mentale, il est essentiel de rassembler physiquement les outils et les ressources nécessaires à la réussite d’une marche Gemba. Il peut s’agir d’un carnet ou d’une tablette pour consigner les observations, d’un appareil photo pour prendre des photos ou des vidéos des processus, d’instruments de mesure tels que des rubans à mesurer ou des chronomètres si nécessaire, et de toute documentation pertinente telle que des instructions de travail ou des procédures opérationnelles normalisées.
Avec l’application Gemba Walk, vous pouvez facilement préparer et documenter votre marche. L’application vous aide à créer un programme basé sur des objectifs prédéterminés, à assigner des tâches aux membres de l’équipe, à planifier l’itinéraire de la marche, à prendre des notes et des photos en temps réel, à enregistrer des observations et à les sauvegarder dans le cadre d’une vue chronologique.
Observer et s’engager auprès des travailleurs
Le fait de s’engager avec le personnel lors des promenades Gemba permet d’obtenir des informations précieuses et de favoriser un environnement de collaboration. En vous rendant dans l’atelier ou l’usine, vous avez l’occasion d’observer directement comment les tâches sont exécutées et d’identifier les domaines à améliorer en termes d’efficacité et de performance.
En interagissant avec les employés dans leur espace de travail, vous pouvez mieux comprendre leurs difficultés et l’impact de certains processus sur leur productivité. Au cours de votre marche Gemba, il est important d’écouter activement les préoccupations et les suggestions soulevées par le personnel.
La philosophie de la gestion allégée encourage la résolution des problèmes en temps réel et permet aux employés de contribuer à l’amélioration des processus. En vous engageant directement auprès d’eux, vous créez une atmosphère dans laquelle ils se sentent à l’aise pour partager leurs idées, ce qui conduit à un processus d’amélioration continue plus efficace.
Outre l’identification des possibilités d’amélioration des processus, la participation des travailleurs permet également de répondre aux préoccupations en matière de sécurité. En observant leurs pratiques de travail, vous pouvez repérer les risques potentiels ou les comportements dangereux qui pourraient passer inaperçus autrement. Cette approche proactive garantit que les problèmes de sécurité sont traités rapidement, ce qui réduit le risque d’accidents ou de blessures dans l’atelier.
Poser des questions ouvertes et encourager le dialogue
Lorsque vous explorez l’atelier ou l’usine, saisissez l’occasion de poser des questions ouvertes et de susciter le dialogue avec votre personnel, afin de favoriser un environnement de collaboration où les idées et les points de vue peuvent se développer. Encourager le dialogue est une étape essentielle des marches Gemba, car cela vous permet de recueillir des informations précieuses auprès des personnes directement impliquées dans les processus de travail. En posant des questions ouvertes, telles que « Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés dans vos tâches quotidiennes? » ou « Comment pensez-vous que nous puissions améliorer ce processus?« , vous invitez les employés à partager librement leurs pensées et leurs suggestions.
Engager le dialogue pendant les marches Gemba permet également d’établir des relations avec votre personnel. En tant que dirigeant, le fait d’écouter activement leurs réponses et de montrer un intérêt sincère pour leurs points de vue leur donnera le sentiment d’être appréciés et entendus. Cela permet non seulement de remonter le moral des employés, mais aussi de les encourager à contribuer plus activement à la résolution des problèmes et aux efforts d’amélioration continue. N’oubliez pas qu’il est important de créer un espace sûr où les individus se sentent à l’aise pour partager leurs opinions sans craindre d’être jugés ou de subir des représailles.
Documenter et analyser les résultats
Pendant les marches Gemba, il est important de documenter et d’analyser les résultats afin de capturer visuellement les connaissances acquises en observant et en interagissant avec les employés de l’atelier ou de l’usine. La documentation des résultats permet d’enregistrer les observations faites au cours de la marche gemba et de s’assurer qu’aucune information précieuse n’est perdue ou oubliée.
Pour faciliter ce processus, l’application Gemba Walk dispose d’une interface conviviale qui permet d’enregistrer facilement les observations, avec des fonctionnalités telles que la documentation des problèmes, la prise de notes et la capture de photos. Une fois la marche Gemba terminée, le tableau de bord analytique affiche toutes les données collectées dans un format facile à comprendre pour une analyse plus approfondie.
Une fois les résultats documentés, il est essentiel de les analyser afin d’identifier les tendances, les modèles et les domaines à améliorer. Cette analyse permet de comprendre les problèmes ou les goulets d’étranglement qui peuvent exister dans les processus de l’entreprise. L’analyse de ces informations permet d’optimiser les processus et d’améliorer la productivité globale.
Identifier les domaines à améliorer et établir des plans d’action
Pour identifier les domaines à améliorer et établir des plans d’action, vous devez impliquer activement les employés de l’atelier ou de l’usine et collaborer avec eux pour élaborer des solutions qui s’attaquent aux blocages ou aux inefficacités. Lors des marches Gemba, il est essentiel d’engager des conversations ouvertes avec les travailleurs et d’écouter ce qu’ils ont à dire sur les opérations quotidiennes. Vous pourrez ainsi mieux comprendre leurs processus de travail et identifier les points à améliorer.
Cette approche collaborative permet aux employés de se sentir valorisés et responsabilisés, ce qui favorise une résolution plus efficace des problèmes. Une fois que vous avez identifié les domaines à améliorer grâce à la marche Gemba, l’étape suivante consiste à établir des plans d’action. Il s’agit d’analyser les résultats de vos observations et de vos discussions avec les employés. Recherchez les schémas ou les problèmes récurrents qui entravent la productivité ou la qualité.
Sur la base de ces résultats, élaborez des actions d’amélioration spécifiques qui ciblent ces domaines problématiques. Ces plans d’action doivent être clairs, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (objectifs SMART). L’implication des employés dans ce processus permet de s’approprier les plans d’action et d’accroître l’engagement à les mettre en œuvre.
Numérisez vos marches Gemba
Avez-vous déjà eu du mal à vous souvenir de tout ce que vous avez vu lors de votre marche Gemba? L’application Gemba Walk est l’outil ultime pour numériser vos marches Gemba. Elle fournit un historique complet de toutes les marches effectuées sur différents sites, ce qui permet une meilleure collaboration entre les parties prenantes et un meilleur développement de la stratégie.
Non seulement cette application permet d’organiser et de suivre facilement vos tournées, mais elle fournit également des informations précieuses sur les tendances au fil du temps. Cela permet aux entreprises d’être proactives dans leurs processus de prise de décision en tirant parti des données recueillies lors des marches Gemba précédentes.