La gestion du lieu de travail est une tâche qui exige beaucoup d’observation. Vous devez vous assurer que tout est pris en compte pour trouver des opportunités d’amélioration, et vous assurer que toute votre équipe est sur la même longueur d’onde. Le Gemba Walk consiste à réaliser ces objectifs organisationnels en adoptant une philosophie de gestion allégée afin de minimiser les activités inutiles et d’établir une collaboration fructueuse. Dans cet article, nous vous expliquons comment mieux travailler en équipe avec Gemba Walk!
Qu’est-ce que le Gemba Walk?
Chez Toyota, on utilise le mot Gemba pour désigner « l’endroit où les choses se passent ». En termes opérationnels, Gemba fait référence à l’environnement (usine, magasin, web) où la valeur des produits, solutions ou services est créée et fournie.
Cette notion ne se limite pas à l’usine de production ou au magasin physique, elle s’étend à toutes les activités et à tous les réseaux humains qui créent et ajoutent de la valeur au produit (production, distribution, logistique, communication et vente).
Le Gemba est une philosophie de travail au sein des entreprises. C’est un modèle qui guide toutes les équipes de l’organisation dans leur façon de faire et qui peut être utilisé pour détecter des problèmes et trouver des pistes d’amélioration. Quant aux marches Gemba, elles consistent à recueillir des informations en se promenant, en observant et en interagissant avec les employés.
Les marches Gemba permettent aux entreprises d’optimiser leurs opérations en:
- Supprimant les barrières entre les dirigeants et les travailleurs
- Augmentant l’efficacité et la productivité des processus d’affaires
- Gagnant du temps en réduisant les activités inutiles
- Accélérant le temps de collecte des données
- Aidant à documenter les problèmes de manière approfondie
- Produisant des rapports et en trouvant des solutions aux problèmes
Comment faire une tournée de plancher (Gemba Walk) ?
9 astuces pour mieux travailler en équipe avec Gemba walk
Voici des conseils clés pour mieux travailler en équipe grâce au Gemba walk:
- Assurez-vous que votre équipe est préparée
- Définissez un plan
- Impliquez tout le monde
- Ne pénalisez pas les travailleurs
- Tenez un registre
- Mélangez le timing
- Posez des questions sur tout
- Gardez les suggestions pour plus tard
- Reflétez
1. Assurez-vous que votre équipe est préparée
L’une des étapes les plus importantes pour une marche Gemba réussie est de s’assurer que tous vos employés et membres d’équipe sont préparés pour la marche. Cela signifie qu’ils doivent connaître l’objectif du processus Gemba walk et comprendre comment il peut éliminer les obstacles dans leur flux de travail. Cela permet de faire de cette activité moins un interrogatoire et plus une occasion de collaboration efficace.
Certains travailleurs peuvent penser que ce processus d’amélioration ne sert qu’à critiquer les employés et à les blâmer. Cette supposition ne pourrait être plus éloignée de la vérité, mais elle est compréhensible puisque la philosophie de gestion allégée est plutôt récente et que les pratiques commerciales traditionnelles créent souvent une dynamique de « nous et eux ». En informant efficacement votre équipe sur le processus de la marche Gemba et sur la façon dont il est censé améliorer leur vie au travail, ils seront plus disposés à collaborer.
2. Définissez un plan
Une fois que votre équipe est sur la même longueur d’onde et qu’elle sait ce qui va se passer pendant la marche, l’étape suivante consiste à définir une feuille de route pour exécuter vos listes de vérification Gemba. La marche est utilisée pour cibler différents indicateurs clés de performance plutôt que des problèmes généralisés.
Par exemple, si l’observateur recueille des informations sur la diversité sur le lieu de travail, il disposera d’une série de questions à poser aux employés pendant la visite. S’il s’agit d’une marche Gemba sur la sécurité, la liste de vérification sera limitée aux réglementations de votre secteur en matière de santé et de sécurité.
Combien de temps doit durer une marche Gemba?
3. Impliquez tout le monde
La partie la plus mal comprise de la marche Gemba est lorsque les gens supposent que le travail est uniquement exécuté par l’observateur. Tous les membres de votre équipe doivent jouer leur rôle dans le processus d’amélioration, et pas seulement certains employés clés.
Pour initier un travail d’équipe efficace à l’aide de la marche Gemba, assurez-vous de recueillir les commentaires de tous les travailleurs et des personnes présentes dans l’entreprise. Bien sûr, cela dépend de l’objectif de votre tournée de plancher, mais les employés doivent se sentir à l’aise pour communiquer les activités inutiles ou des informations pertinentes. L’amélioration de la communication conduit à des équipes plus performantes.
4. Ne pénalisez pas les travailleurs
L’objectif de la marche Gemba est de garantir des processus de travail fluides et optimisés pour atteindre les objectifs de l’organisation. Cela ne peut avoir lieu que si un environnement de travail accueille ses employés pour qu’ils collaborent réellement et efficacement pendant le processus Gemba walk. Si le fait de dire la vérité est réprimandé et empêche le développement de carrière, vous ne pourrez pas mettre en place une culture d’amélioration continue au sein de votre organisation.
5. Tenez un registre
Pour vous assurer que votre processus de marche Gemba est efficace, gardez une trace de tout ce que les employés partagent. Une collaboration efficace ne doit pas tomber dans l’oreille d’un sourd, et leur contribution doit être enregistrée pour trouver des possibilités d’amélioration. Si les employés font continuellement une recommandation, mais ne voient jamais d’action, l’ensemble du processus ne sera plus considéré comme une occasion de collaboration fructueuse, mais comme un processus administratif.
6. Mélangez les horaires
Pour obtenir une représentation précise du processus de travail, veillez à mélanger les horaires de votre visite sur le terrain. Par exemple, si vous coordonnez votre processus de marche Gemba autour de l’heure du dîner, vous pourriez remarquer que certains employés ne respectent pas l’horaire du dîner qui leur a été assigné. Plutôt que de les réprimander immédiatement, demandez-leur pourquoi ils ont fait cela. Vous apprendrez peut-être que puisqu’une personne spécifique est en pause, les autres ne peuvent pas faire leur travail puisqu’ils dépendent d’elle!
7. Posez des questions sur tout
Ne partez pas du principe qu’une tâche est effectuée selon la norme générale à tout moment et par tous les employés. En posant des questions sur tout et en ne croyant à aucune idée préconçue, vous trouverez des possibilités d’amélioration. Lorsque les employés s’écartent du contenu de vos listes de vérification Gemba, il est important de rester à l’écoute, car vous pourriez découvrir des informations pertinentes.
8. Gardez les suggestions pour plus tard
Pendant la marche Gemba, concentrez-vous sur le processus au lieu de donner immédiatement des suggestions aux travailleurs. Cela vous permettra de ne pas vous laisser distraire et de mener une marche Gemba efficace. Il est très humain de sauter aux conclusions et d’apporter des améliorations sur-le-champ, mais les changements que vous devez appliquer ne doivent être effectués qu’après avoir réfléchi à vos décisions et demandé des suggestions aux employés.
Comment améliorer votre entreprise grâce au Gemba walk
9. Réfletez
Une fois que vous avez fait le tour et parlé à toute l’équipe concernée, il est essentiel que vous preniez le temps de revoir l’échange que vous avez partagé pour qu’il soit considéré comme une collaboration efficace. En regroupant les thèmes récurrents ou en vous concentrant sur une suggestion, vous trouverez des solutions pour perfectionner les processus de travail.
Vous devez non seulement digérer les informations recueillies lors de votre promenade Gemba, mais aussi vous poser quelques questions. Quelles autres questions pourrais-je poser la prochaine fois? Ai-je coupé la parole à un employé alors qu’il était en train de parler? L’ai-je abordé à un mauvais moment de la production? Comme vous pouvez le constater, la marche Gemba a pour but l’amélioration continue, tant pour vos processus d’entreprise que pour votre équipe de direction.