Une marche Gemba est un outil extrêmement précieux pour la résolution de problèmes et l’amélioration continue sur le lieu de travail. Au cours d’une marche Gemba, des questions sont posées pour aider à découvrir des problèmes cachés et des domaines à améliorer. Il est essentiel de savoir les bonnes questions à poser lors d’une marche Gemba pour obtenir des informations utiles des travailleurs et comprendre comment les choses fonctionnent dans une organisation. Dans cet article, nous partageons quelques-unes des questions importantes à poser lors d’une marche Gemba.
Quel est l’objectif d’une marche Gemba?
L’objectif d’une marche Gemba est d’obtenir un aperçu de la façon dont les choses sont faites au quotidien en posant des questions ouvertes qui encouragent la réflexion plutôt que des réponses factuelles. Ce type de dialogue renforce la collaboration entre collègues et favorise une atmosphère d’amélioration continue sur le lieu de travail.
Qui devrait participer à une marche Gemba?
Les marches Gemba sont un moyen efficace d’évaluer les processus et d’identifier des domaines d’amélioration. Voici les personnes qui doivent être incluses dans le processus:
Équipe de direction
L’équipe de direction devrait avoir au moins un représentant qui participe à chaque marche Gemba afin de fournir du feedback et de superviser le processus. La direction doit être présente pour reconnaître les domaines à améliorer, fournir des ressources si nécessaire et faciliter le processus de changement.
Équipes interfonctionnelles
Un excellent moyen pour les cadres et les directeurs de mieux comprendre leur organisation est d’inviter des équipes interfonctionnelles à participer à des marches Gemba et à observer comment les différents départements interagissent les uns avec les autres. Cela donne l’occasion aux employés de différentes divisions de voir comment leur travail a un impact sur les autres dans l’entreprise. Inviter des membres de la comptabilité, des opérations, du service à la clientèle, etc., permet d’identifier des obstacles potentiels ou des améliorations à apporter.
Experts et consultants externes
Les marches Gemba sont bénéfiques pour acquérir des connaissances auprès d’experts et de consultants externes qui ont l’habitude de traiter des problèmes similaires dans votre secteur. En faisant appel à des sources bien informées, vous avez plus de chances de trouver des solutions qui auront un impact plus important sur la performance globale de votre entreprise.
Experts internes
Les membres les plus importants de toute marche Gemba sont les experts internes en la matière, car ils peuvent offrir une expérience de premier ordre sur les processus existants. Ils savent ce qui fonctionne le mieux dans certains scénarios et ils peuvent signaler les risques potentiels ou les lacunes des pratiques actuelles. Les experts internes doivent être impliqués à chaque étape de la marche Gemba.
Employés et clients
Les employés travaillant aux premières lignes de la production ou de la prestation de services savent mieux que quiconque ce qui doit être amélioré dans leur domaine d’expertise, ce qui en fait des participants importants lors d’une marche Gemba. En plus des employés, il est important de ne pas oublier les clients. Obtenir un retour d’information de leur part sur la façon dont ils perçoivent les produits/services achetés peut également aider à générer des idées de changements futurs qui pourraient améliorer la satisfaction des clients et avoir un impact financier positif.
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Comment sont structurées les marches Gemba?
Les marches Gemba comprennent des séries de questions standard et peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins individuels des entreprises. Voici trois éléments clés qui constituent la manière dont les marches Gemba doivent être structurées:
- Questions de base: avant de se lancer dans une marche Gemba, il est important de préparer quelques questions de base. Elles permettent de comprendre les processus au sein d’une organisation et de découvrir les possibilités d’amélioration.
- Questions complémentaires: une fois que vous avez posé les questions initiales, vous devez approfondir chaque processus et poser des questions complémentaires spécifiques. Il s’agit d’examiner des domaines tels que le service à la clientèle, les relations avec les fournisseurs, le moral du personnel, les niveaux de gestion des inventaires, etc. En plus de cette phase de collecte d’informations, il convient d’établir des indicateurs de performance mesurables à des fins de suivi futur.
- Plan d’action: après avoir identifié les problèmes, un plan d’action doit être mis en place. À ce stade, les responsables de la marche Gemba doivent s’assurer que les actions sont suivies en mettant en place des protocoles de rapport appropriés pour vérifier si leurs efforts ont été couronnés de succès ou non.
Afin de tirer le meilleur parti des marches Gemba, les organisations doivent veiller à les structurer correctement en posant des questions bien formulées qui couvrent tous les aspects de l’activité.
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Quels types de questions peuvent être posées lors d’une marche Gemba?
Une multitude de questions peuvent être posées au cours d’une marche Gemba, qu’il s’agisse d’enquêtes sur les processus et les procédures ou d’observations sur la conformité des clients. Les questions doivent couvrir à la fois les tâches de direction et les tâches standardisées qui ont lieu tous les jours. Cela permet aux dirigeants de se faire une idée précise de la façon dont leur équipe travaille, d’identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires et de développer des méthodes de travail plus efficaces.
Les questions relatives au service client sont particulièrement cruciales, car elles permettent de découvrir les problèmes qui font que les clients se détournent de la marque. Les dirigeants ont besoin de ces informations pour que les clients restent satisfaits, engagés et fidèles au fil du temps. Grâce à un ensemble efficace de questions posées lors d’une marche Gemba, les entreprises peuvent déterminer exactement ce qui doit changer, afin d’améliorer les performances à tous les niveaux de leur organisation.
Comment avez-vous appris à accomplir cette tâche?
Demander comment un employé a appris à effectuer une tâche est l’une des questions les plus importantes que l’on puisse poser lors d’une marche Gemba. Elle permet à la direction du magasin, aux responsables de l’audit et aux autres experts en gestion d’entreprise de savoir s’il existe un consensus entre les employés sur la façon dont ils effectuent les tâches. Ainsi, les responsables sont en mesure de s’assurer que tout le monde suit le même processus lors de l’exécution de tâches spécifiques et a accès aux informations nécessaires, ce qui améliore l’efficacité et la productivité dans les locaux.
Quels sont les composants du processus et comment sont-ils produits ou approvisionnés?
Le cadre solide de résolution de problèmes utilisé lors des marches Gemba exige de sonder chaque domaine du processus observé. Il s’agit notamment de s’enquérir des ressources nécessaires pour cette tâche ou ce projet, des fournisseurs qui les procurent, de la personne qui gère l’approvisionnement et de savoir s’il existe d’autres sources disponibles à un meilleur prix. La connaissance de ces détails peut aider à identifier les domaines à améliorer tout en découvrant de nouvelles opportunités dans les systèmes existants.
Le fait de poser des questions ciblées sur les besoins en ressources permet de s’assurer que tous les facteurs pertinents ont été pris en compte lors de l’élaboration de stratégies d’amélioration à plusieurs niveaux d’opération. Les organisations peuvent utiliser les marches Gemba comme un moyen d’affiner leurs capacités de prise de décision sur la base d’une analyse détaillée des besoins en ressources et des méthodes de livraison.
Quelles sont les mesures mises en place pour évaluer le succès du processus?
Il s’agit notamment de savoir quelles mesures sont prises pour évaluer les performances, identifier les possibilités d’amélioration, mettre en œuvre des actions correctives et s’assurer que les taux de satisfaction des clients restent élevés. Les équipes de direction utilisent ces résultats pour prendre des décisions afin d’améliorer les initiatives allégées dans l’ensemble de leur organisation. Il peut s’agir d’éliminer les activités inutiles ou de mettre en place une communication active entre les services.
Les données recueillies à partir de ces types d’évaluations fournissent des informations précieuses aux organisations qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à accroître leur efficacité tout en maintenant un niveau élevé de satisfaction des clients. Elles permettent aux équipes de direction de mieux comprendre où des améliorations doivent être apportées et de prendre des mesures en conséquence, ce qui les aide à respecter les normes du secteur et à maximiser les profits.
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Existe-t-il des facteurs qui ralentissent les processus?
Lorsqu’il s’agit des opérations quotidiennes d’une entreprise, il est essentiel de déterminer si les procédures actuelles ralentissent ou non la production. Cela ouvre des possibilités d’amélioration, ainsi qu’une voie pour la gestion de crise si nécessaire.
Pour mieux comprendre les facteurs qui ralentissent vos processus, considérez les points suivants:
- Processus actuels et idées préconçues
- Opportunité d’amélioration
- Stratégies de gestion de crise
- Réflexions supplémentaires sur les objectifs de l’entreprise et les opérations quotidiennes
Ces informations vous donneront une image plus complète du fonctionnement de votre organisation. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées qui mènent à la croissance et à la prospérité.
Avez-vous accès à tous les outils et matériaux nécessaires au processus?
La réponse à cette question devrait révéler dans quelle mesure les équipes travaillent ensemble et si quelque chose les empêche de faire leur travail en temps voulu. Elle peut également révéler les tâches administratives ou les demandes ad hoc qui peuvent ralentir la livraison de la solution. En sachant cela, les directeurs des opérations peuvent mieux comprendre ce qu’il faut pour que leur équipe réussisse.
Pour avoir une vue d’ensemble, les dirigeants doivent prendre en compte les éléments suivants: Les équipes sont-elles en mesure de faire leur travail sans interruption? Les employés ont-ils des rôles et des responsabilités clairs? La communication est-elle ouverte entre les services? Chacun se sent-il capable de s’approprier des tâches spécifiques?
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Que se passe-t-il si l’équipement ou les matériaux ne sont pas disponibles?
Cela peut avoir un impact direct sur les performances de l’entreprise, car cela affecte le processus de production et peut conduire à des possibilités d’amélioration. Pour élaborer un plan d’amélioration efficace, les dirigeants doivent évaluer les conditions anormales sur le lieu de travail qui pourraient être résolues par une solution consensuelle.
L’existence d’un dialogue ouvert entre la direction et les employés permet à chacun de travailler ensemble pour trouver des solutions qui répondent aux normes de l’entreprise tout en assurant une production efficace. Les problèmes imprévus, tels que le manque de ressources, peuvent être rapidement résolus grâce à des canaux de communication clairs entre les membres du personnel qui comprennent le contexte du problème sous différents angles.
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Comment proposer des améliorations au processus?
Cette question aide les gestionnaires à identifier les domaines d’amélioration au sein de leurs opérations, ce qui leur permet de prendre des mesures pour optimiser les pratiques commerciales. En posant régulièrement cette question, les responsables pourront suivre l’évolution de leur organisation et se préparer pour l’avenir. De plus, en identifiant les changements ou modifications possibles qui pourraient améliorer les processus, les gestionnaires peuvent mettre en œuvre des solutions rapidement.
La meilleure application Gemba Walk
Si vous souhaitez organiser des marches Gemba mais ne savez pas par où commencer, il est utile d’investir dans la technologie. L’application Gemba Walk est une solution de gestion allégée conçue pour l’amélioration continue des processus. En numérisant vos marches Gemba, vous pouvez optimiser leur efficacité et réduire le gaspillage. L’utilisation d’une solution Gemba Walk est également un excellent moyen de documenter minutieusement les problèmes et de les évaluer rapidement.
Notre logiciel Gemba walk vous permet de:
- Prendre facilement des notes numérisées
- Réduire le temps de collecte des données
- Obtenir des informations précieuses
- Intégrer vos informations dans un logiciel de gestion des tâches